B&B Coffee House & clockster: Революция в управлении персоналом в одной из самых известных сетей кофеен в Ташкенте

В современном мире кофейных заведений конкуренция беспрерывно растет, а управление и оптимизация рабочих процессов персонала становятся ключевыми факторами успеха. B&B Coffee House, одна из самых известных сетей кофеен в Ташкенте с более чем 8 аутлетами и более чем 200 сотрудниками, решили присоединиться к системе управления персоналом clockster в 2021 году.

Основанные в 2015 году, B&B Coffee House быстро завоевали популярность благодаря своей вкусной кухне, качественному кофе и приятной атмосфере. Однако с увеличением количества филиалов и сотрудников возникла необходимость более эффективно управлять рабочими процессами персонала, чтобы обеспечить высокий уровень обслуживания и удовлетворенности клиентов.

Присоединение B&B Coffee House к clockster в 2021 году стало знаковым событием как для данной сети кофеен, так и для clockster в Узбекистане. Они стали одними из первых наших крупных клиентов, которые внедрили clockster в своей стране. В этой статье мы рассмотрим, как clockster помог B&B Coffee House оптимизировать рабочие процессы, улучшить качество обслуживания и увеличить эффективность работы своих филиалов.

Путь к clockster: Эволюция Управления Рабочими Процессами

В данной главе мы рассмотрим процесс внедрения системы управления персоналом clockster в сети кофеен B&B Coffee House, начиная с их истории управления рабочими процессами и заканчивая решениями, которые сделали clockster неотъемлемой частью их операций.

Ручной табель в общепите: проблемы человеческого фактора 

Сначала, как и во многих других кофейнях, у B&B Coffee House была старая добрая ручная система учета рабочего времени. Сотрудники просто отмечали свои приходы и уходы в табеле собственноручно, ставя рядом с записью свою подпись.

“Конечно, как это бывает в жизни, при использовании ручного табеля, возможно, допускались некоторые поблажки. Ведь, в конечном итоге, мы все – люди. Я сам начинал свою карьеру в сфере общественного питания, работая официантом, затем администратором и менеджером. Поэтому я хорошо понимал, как это происходит. Такова природа этой отрасли.”

Жахонгир Умаров, основатель сети кофеен B&B Coffee House, делится проблемами ручного табеля: ”В основном, когда процессы учета времени осуществляются вручную, у руководства появляются проблемы, о которых мы даже не подозревали. Почему? Потому что утром, когда приходишь на работу и видишь, что продажи маленькие, или даже их вовсе нет, спрашиваешь у сотрудников: “Что случилось, почему так мало клиентов?”. А ответ обычно был стандартным: “Просто не было клиентов”. Ведь никто не будет признаваться, что опоздал на работу. Даже если клиентов было достаточно, оправдание всегда было готово. 

Переход от ручного табеля к конкуренту clockster и вызовы, с которыми столкнулись

После долгого периода использования ручной системы учета рабочего времени, B&B Coffee House решили сделать переход к автоматизированной системе (нашему конкуренту). Это был важный шаг в совершенствовании их рабочих операций, однако, как оказалось, он также сопровождался рядом вызовов.

“Первой и, пожалуй, наиболее значимой проблемой, с которой мы столкнулись при использовании системы ваших конкурентов, была сложность ввода расписания и календаря сотрудников. Процесс ввода этих данных оказался крайне неудобным и времязатратным. И это было действительно неудобно, учитывая объем информации, который нужно было внести.”

Кроме того, в данной системе персонал B&B Coffee House вводили свой приход через код. Это предоставляло некоторые возможности для манипуляций и ошибок, поскольку один сотрудник мог отметиться за другого. Эта неоднозначность стала заметной проблемой.

“Чтобы решить эту проблему, спустя год, мы установили считыватель отпечатков пальцев. Однако и эта система не была лишена недостатков. Иногда считыватель не срабатывал, что создавало дополнительные неудобства и замедляло процесс учета времени.”

Учитывая высокий оборот персонала и текучесть сотрудников в индустрии общепита, проблемы с использованием предыдущей системы стали более очевидными. Работники часто не обращали внимание на отказы системы и уходили на рабочие места, не оформляя приход. Это вынуждало руководство B&B Coffee House тратить время на разбирательства и исправление ошибок.

Переход к другому конкуренту clockster и новые проблемы

“Затем мы решили перейти на другую систему, и у нас возникла еще одна важная деталь, требующая внимания. Разница заключалась в том, как во второй системе время рабочих смен не подошло к нашим потребностям.”

В данной системе (конкурент clockster) рабочая смена считалась в сутках с 12 до 12 часов ночи. Но одно из заведений B&B Coffee House до трех часов ночи. Требования руководства B&B Coffee House заключались в том, чтобы смена, начавшаяся в 18:00 и закончившаяся в 3:00 ночи, была единственной и непрерывной сменой. 

Однако данная система не позволяла настроить такую смену без необходимости разбивать ее на несколько фрагментов, например: с 18:00 до 00:00 и с 00:00 до 03:00. Это вызывало недопонимание.

“Мы всегда придерживались принципа, что программное обеспечение должно соответствовать потребностям бизнеса, а не наоборот. Бизнес не должен адаптироваться под ограничения программ. Эффективное программное обеспечение должно облегчать и оптимизировать бизнес-процессы, а не усложнять их. Это ключевой момент для нас.”

Руководство B&B Coffee House часто сталкиваются и с другими решениями и продуктами, которые разработаны с учетом клиентской стороны, но недостаточно учитывают специфику ресторанного бизнеса. 

“Когда надо в три раза больше действий делать, спрашивается вопрос: “А какой толк от этого софта?”. То есть мы же все это делаем для того, чтобы было легче и менее времязатратно. Не IT просто ради IT, а для того, чтобы увеличить эффективность бизнеса.”

Основные Боли до Внедрения clockster

По словам Жахонгира Умарова, говоря об обычных ресторанах, которые открываются в 10 или 11 утра, вероятность того, что к этому времени придут клиенты, может быть минимальной, потому что гости в рестораны приходят ближе к обеду. 

“Однако в кофейнях особая динамика, и наши гости иногда появляются даже до начала рабочего дня. Иногда люди заезжают в кофейню перед тем, как отвести детей в школу. Они приезжают, берут кофе или завтрак, а затем отправляются на работу.”

Даже небольшое опоздание или ранний уход могут серьезно повлиять на репутацию и долгосрочный успех кофейни. Например, если гость приходил несколько раз и каждый раз обнаруживал, что кофейня закрыта, это может привести к потере клиента вовсе. Дисциплина и пунктуальность имеют большое значение для удовлетворенности клиентов, а также для создания стабильной репутации заведения.

“Поднимая тему о ранних уходах, мы всегда говорили сотрудникам, что, если клиентов мало, они могут начать процесс уборки, чтобы успеть закрыть заведение вовремя. И раньше, в ручных табелях, сотрудники могли указать, что они ушли намного позже, чем это было на самом деле, и это могло вносить путаницу и приводить к потере контроля.”

Еще одной серьезной проблемой, которая присутствовала в B&B Coffee House до внедрения clockster, был учет посещаемости и расчет заработной платы. В каждом из филиалов каждый администратор тратил 3 часа в неделю на эту задачу. Для директоров филиалов, которые нагружены разнообразными обязанностями, это было слишком тяжелой ношей.

“Для меня было неприемлемо, что директора филиалов, которые, кстати, получают самые высокие зарплаты, вынуждены были проводить столько времени на подобных рутинных задачах. Директора филиалов должны находиться в зале, решать текущие задачи и обеспечивать качественное обслуживание клиентов, а не тратить часы на подсчет отметок сотрудников.”

Лояльность, Эффективность и Удобство: Переход на clockster в B&B Coffee House

“Помню, как ваш представитель в Узбекистане позвонил мне и предложил встретиться. Он рассказал, показал все плюсы системы. Честно говоря, я был скептически настроен. Я пробовал другие аналогичные решения, и ничего не оправдало моих ожиданий. Однако, я решил дать clockster шанс и просто попробовать.”

Жахонгир Умаров, основатель сети кофеен, делится: “Что меня удивило и порадовало в clockster с самого начала, так это возможность провести тестовый период. Многие компании предлагают подписать договор и оплатить услуги сразу, но clockster предоставил нам возможность оценить систему на некоторое время бесплатно. Эта лояльность с вашей стороны оказалась важным фактором в нашем решении.”

“Также меня впечатлило в clockster работа службы поддержки. Менеджеры быстро реагировали на наши запросы и помогали решать разнообразные проблемы. У нас возникали сложности с настройками и вопросы по использованию приложения, и сотрудники службы поддержки всегда на связи и готовы помочь.”

Сейчас в B&B Coffee House один человек отвечает за учет посещаемости и расчет заработной платы для всех филиалов компании. Раньше каждый администратор филиала занимался этим самостоятельно и тратил на это до трех часов в неделю. “С clockster мы экономим 20 часов в неделю рабочего времени наших сотрудников.”

Важно отметить, что clockster предоставляет возможность контроля местоположения отметок. Это означает, что человек не может отметиться за пределами рабочей зоны, что обеспечивает дополнительную дисциплину и уменьшает возможность опозданий и ранних уходов. 

“Мы также заметили, что благодаря clockster у нас стало меньше случаев опозданий, примерно, на 10%! Сотрудники осознали, что система не терпит нарушений и может повлиять на их заработную плату и карьерный рост. Это стало дополнительным стимулом к пунктуальности.”

Дополнительные функции clockster в B&B Coffee House

clockster оказался не просто удобным инструментом для учета рабочего времени, но и полезным помощником в управлении различными процессами. Давайте рассмотрим некоторые из дополнительных функций, которыми B&B Coffee House активно пользуются.

Хранение Электронных Документов

Важной особенностью clockster является возможность хранить электронные документы, такие как медицинские справки и фотографии сотрудников. 

“Ранее, чтобы предоставить бухгалтерии необходимые документы, приходилось распечатывать их и доставать в офис. Сейчас всё гораздо проще. Менеджер филиала может легко удостовериться в наличии необходимых документов и, при необходимости, распечатать их. Никаких ночных звонков и лишних беспокойств – всё под рукой и доступно в любое удобное время. Обычно, это даже не требуется, так как все документы доступны в электронном виде,” – основатель сети кофеен, Жахонгир Умаров.

Напоминания о Днях Рождения

Данная функция clockster позволяет сотрудникам в крупных компаниях всегда быть в участии памятных событий коллег. Это не только приятное напоминание, но и способ создать теплую и дружественную атмосферу в коллективе. 

Список Сотрудников с Номерами Телефонов

clockster предоставляет удобный списки сотрудников с их номерами телефонов, а также список присутствующих на смене. 

“Разные списки сотрудников сэкономили нам много времени и усилий, так как мы можем легко найти нужного человека и связаться с ним. Это особенно важно, когда у нас есть множество филиалов, и мы не всегда знаем, кто находится на смене.”

Адаптация к новой системе среди сотрудников 

При внедрении любой новой системы всегда возникают определенные трудности, и clockster не стал исключением. 

“Наши сотрудники чувствовали некоторую тревожность, опасаясь возможных ошибок и сбоев, которые могли повторить опыт предыдущих систем. Мы провели месяц, работая параллельно с бумажными отметками и clockster, чтобы убедиться в надежности новой системы.”

Однако на второй месяц B&B Coffee House приняли решение полностью перейти на clockster, отказавшись от бумажных табелей. Это решение было принципиальным для руководства, так как тратить много времени директоров филиалов на ручной учет B&B Coffee House не могли себе позволить. Работая в общепите, каждая минута считается, и директорам нужно было быть в зале, а не тратить часы на ручные расчеты зарплаты сотрудников. 

“В начале переходного периода бывали небольшие недоразумения, и некоторые сотрудники забывали отмечать свое присутствие в системе. Мы были терпимы и давали шанс исправить ошибки. Однако спустя два месяца мы поставили жесткое правило: работаем исключительно через clockster, и ручные коррекции отметок больше не принимаются.”

Сейчас ситуация стабилизировалась, и B&B Coffee House начали начислять зарплату исключительно на основе данных из clockster. Это позволило руководству сэкономить значительное количество времени и денег. В настоящее время совместная работа clockster и B&B Coffee House проходит эффективно и полезно для бизнеса.

Заключение и отзыв B&B Coffee House об их опыте с clockster

“За время работы с системой clockster мы не только повысили эффективность управления нашей сетью кофеен B&B Coffee House, но и существенно сократили затраты. Месяц за месяцем, clockster продемонстрировал свою ценность и окупаемость для нашего бизнеса. Мы убедились, что инвестиции в эту систему являются долгосрочным и выгодным решением.”

Жахонгир Умаров, основатель сети кофеен, делится: “Цена внедрения clockster оказалась более чем доступной, особенно учитывая все преимущества, которые она приносит. Опыт работы с этой системой был настолько положительным, что мы с радостью рекомендуем ее другим предпринимателям в Узбекистане и за его пределами.”

clockster стал надежным и незаменимым инструментом для компании B&B Coffee House, позволяя им более эффективно управлять графиками, отслеживать рабочее время сотрудников, и улучшать дисциплину на рабочем месте. B&B Coffee House также воспользовались дополнительными функциями системы, такими как хранение электронных документов и информацию о сотрудниках, что сделало их работу еще более удобной и прозрачной.