Мечта о современном управлении персоналом: Как clockster стал ключевым партнером “Мечты”

В мире розничной торговли сегодня сложно представить себе успешную организацию, не имеющую четкой системы учета времени и труда своих сотрудников. Сегодня мы хотим поделиться с вами историей о том, как известная сеть магазинов электроники “Мечта” внедрила систему clockster для управления персоналом.

Компания “Мечта” специализируется на розничной торговле электронных бытовых приборов, и их сотрудники в магазинах играют ключевую роль в предоставлении клиентам качественного обслуживания. Их команда из 4200 сотрудников включает консультантов, заведующих складами и кассиров. Каждый из них имеет свою уникальную роль в обеспечении клиентской удовлетворенности.

В конце октября 2021 года руководство “Мечты” познакомились с командой clockster и решили провести эксперимент, зарегистрировавшись на пробный месяц только в одном из подразделений филиала. 

Сегодня, более чем в 10 городах Казахстана, сотрудники “Мечта” работают с системой clockster, которая позволяет им более эффективно управлять своим рабочим временем и трудовыми ресурсами. Это пример того, как небольшие изменения могут сделать большое влияние, даже в такой огромной компании, как “Мечта”.

Боль HR и руководства “Мечта” в управлении персоналом большой компании

До внедрения системы clockster, процессы управления персоналом в этой сети магазинов были осуществлены весьма традиционными методами.

Собрания и ежедневные опросы

До clockster, каждое утро в магазинах “Мечта” начиналось с ежедневного собрания администрации магазина, включая директоров и их заместителей. На этих собраниях проводился опрос сотрудников о том, присутствуют ли они на рабочем месте. Этот опрос позволял выявить отсутствующих сотрудников и принимать соответствующие меры.

Контроль в течение рабочего дня

Далее, в течение рабочего дня, супервайзеры, ответственные за определенные отделы, проверяли присутствие сотрудников до конца рабочего дня. Это был ещё один шаг в обеспечении дисциплины и контроля за персоналом.

Расписания и уведомления

Заместитель директора магазина играл важную роль в составлении расписания на предстоящий месяц. Сотрудники сообщали о необходимости открытия больничных листов или оформления на отпуск через непосредственного руководителя или посредством сообщений в WhatsApp. Все эти данные передавались в HR-отдел.

Сверка табеля

“До внедрения clockster мы с коллегами из HR отдела занимались сверкой табели в конце каждого месяца, что занимало у нас порядка 2/3-х дней. Табель, со всеми внесенными в него корректировками, направлялся обратно на магазин, директору либо его заместителю. Это делается для сверки и выявления правок в нём, т.к. фактическое нахождение или отсутствие на рабочем месте сотрудника могли выявить только они. И так было со всеми подразделениями, что занимало большое количество времени.”

Начисление заработной платы

Офисы филиалов сети “Мечты” находятся далеко от каждого из подразделений, что делало сложным для HR отдела отслеживание присутствия сотрудников на рабочем месте. Старший HR менеджер филиала Астаны, Александра поделилась, как рабочие процессы сопровождались определенными ежедневными проблемами: “Много проблем принесло то, что заместители и директора не могли уследить за всеми работниками и подтвердить их приход без опозданий на рабочее место или в принципе, их присутствие. Иногда это усложнялось в конце месяца и были случаи, что сотрудник открыл больничный лист 30 или 31 числом месяца и заместитель мог не внести вовремя эти корректировки в табель учёта рабочего времени, что приводило к переплатам.”

Поиск решения в решении проблем в управлении персоналом в сети “Мечта”

С увеличением количества магазинов в сети “Мечта” до 100 магазинов и необходимостью более эффективного управления персоналом, руководство приняло решение искать автоматизированное решение для управления персоналом и учета рабочего времени, а также для управления рабочими графиками сотрудников и их  отсутствием. Этот поиск привел их к системе clockster, и начался новый этап в управлении персоналом “Мечта”.

Почему clockster выделяется среди других решений в управлении персоналом?

На пути поиска оптимального решения для управления персоналом, “Мечта” рассматривала различные варианты. Однако clockster привлек внимание компании по ряду ключевых причин.

Национальный продукт

“В первую очередь, нас заинтересовал тот факт, что это наш казахстанский продукт. После этого мы сразу назначили встречу с менеджером компании.”

Персональное знакомство

Менеджер компании clockster, Темирлан, провел демонстрацию возможностей программы и предоставил тестовый период для руководства “Мечты”. “В период теста Темирлан был с нами 24/7 и отвечал на все наши многочисленные вопросы. Такой подход близок нашей компании, поэтому выбор пал именно на clockster.”

Тестовый период

Процесс внедрения начался с одного подразделения одного филиала “Мечты” в октябре 2021 года. За контролем расписаний и корректности данных в системе был закреплен заместитель директора магазина этого подразделения. 

“На удивление, администрация и сотрудники быстро привыкли к использованию программы и проблем с отметками у них не возникало. Первое время у них везде висели распечатанные «напоминалки», чтобы сотрудники не забывали отмечаться во время прихода и ухода с рабочего места.”

Пробный месяц прошел успешно, и уже после его окончания в ноябре компания начала сверять табель рабочего времени с данными в системе clockster.

Поэтапное внедрение

“После подписания договора между компаниями ТОО «Мечта Маркет» и ТОО «clockster», с 1 апреля 2022 года мы начали процесс внедрения программы, занял этот процесс около 3-4 месяцев, внедряли поэтапно филиал за филиалом. “

Адаптация к новой системе

Первое время внедрение clockster для компании “Мечта” было вызовом, особенно учитывая масштаб организации. Необходимо было убедиться, что у каждого сотрудника введены правильные данные, есть внесенное расписание и что они правильно оформляют отметки приходов и уходов. Прошло около 2 месяцев, прежде чем команда “Мечты” адаптировалась к новой системе, но затем работа стала более эффективной и прозрачной.

clockster привнес в управление персоналом “Мечты” инновации, которые сделали работу компании более современной и эффективной.

Как улучшение управления персоналом в сети “Мечта” с clockster повлияло на обслуживание клиентов и их удовлетворенность

“Одним из наиболее заметных изменений после внедрения clockster была оперативность в уведомлении персонала о изменениях в графиках работы.”

Функция пуш-уведомлений оказалась действительно нужной для компании “Мечта”, особенно в периоды повышенного спроса и высоких продаж. Теперь сотрудники моментально узнают о необходимых изменениях в графиках и могут легко планировать свое время. Это позволило “Мечте” обеспечивать более высокое качество обслуживания клиентов и повысило их удовлетворенность.

Дополнительные полезные функции clockster помимо учета рабочего времени

Помимо контроля опозданий, clockster предоставляет своим клиентам ряд дополнительных функций, которые оказались особенно полезными для компании “Мечта”. 

“Мы активно пользуемся Менеджером задач и функцией Объявлений на весь персонал”.

Руководство “Мечты” также используют функцию Объявлений для публикации вакансий, ориентированных на их внутреннюю команду. Это не только сэкономило время на поиске кандидатов, но и позволило их сотрудникам оперативно видеть информацию о доступных вакансиях внутри компании.

clockster оказался не только мощным инструментом для управления персоналом, но и партнером, который помогает обеспечивать лучшее обслуживание клиентов и улучшать работу команды, что для нас имеет первостепенное значение.

В заключении, история сотрудничества компании “Мечта” и clockster – это история изменений и инноваций в управлении персоналом. Мы поделились этой историей, начиная с того, как известная всем компания “Мечта” столкнулась с вызовами в управлении персоналом до внедрения clockster, и продолжая рассказывать о том, как наше решение изменило их подход к управлению.

С помощью clockster руководство сети “Мечта” может оперативно уведомлять персонал о изменениях в графиках работы, что значительно улучшило обслуживание клиентов в периоды повышенного спроса. Повышение удовлетворенности клиентов всегда являлось для “Мечты” приоритетом, и clockster стал надежным инструментом в этом процессе.

Дополнительные функции, предоставленные clockster, такие как управление графиками сотрудников, Менеджер задач и публикация Объявлений, также оказались действительно полезными для оптимизации планирования рабочего времени и внутренней коммуникации в компании.

clockster стал надежным партнером в управлении персоналом, помогая совершенствовать процессы и улучшать обслуживание клиентов. Мы гордимся тем, как наша система положительно сказалась на бизнесе организации “Мечта”. Мы уверены, что преимущества clockster могут быть полезны и другим компаниям, стремящимся сделать управление персоналом более эффективным и современным.