Айплюс & clockster: быть №1 и в образовании, и в управлении персоналом

Сеть образовательных центров “Айплюс” сегодня занимает лидирующие позиции в Казахстане в подготовке студентов к поступлению в образовательные учреждения мирового уровня, такие как НИШ, РФМШ и БИЛ, а также к сдаче ЕНТ. Республиканский Центр Подготовки “Айплюс” активно развивается и успешно функционирует на рынке образования уже почти 8 лет, с каждым годом выпуская тысячи студентов, достигших своих образовательных целей.

Сеть “Айплюс” присутствует в нескольких крупных городах Казахстана, включая Алматы, Шымкент и Астану, где расположено 8 филиалов. В 2016 году был открыт первый филиал в Алматы, а в 2019 году – в Астане. Основательной составляющей успеха “Айплюс” является его команда, которая насчитывает более 600 человек в трех крупных городах, включая АУП (административно-управленческий персонал) и тренерский состав (учителей). АУП состоит из учебного отдела, HR отдела, отдела менторов, отдела маркетинга, отдела продаж, администраторов офиса, отдела методологии и исследований, фин. отдела, отдела по контролю качества и IT отдела. 

В ноябре 2022 года сеть “Айплюс” сделала еще один важный шаг в усовершенствовании своей работы, зарегистрировавшись в системе clockster. На данный момент clockster внедрен и активно используется АУП “Айплюс” во всех своих филиалах по всему Казахстану. Этот важный шаг в цифровой трансформации образовательных процессов обещает принести новые возможности и усовершенствования в работе сети “Айплюс”.

Управление персоналом и учет рабочего времени в Айплюс до clockster

Систематизация и контроль над рабочим временем персонала – важный аспект в эффективном управлении образовательными центрами. В интервью с Виолеттой Ким, менеджером HR города Астаны, мы узнали, каким образом осуществлялось управление персоналом и организовывался процесс учета рабочего времени в сети образовательных центров “Айплюс” до внедрения системы clockster.

Виолетта Ким рассказала, что в самом начале управление персоналом в сети “Айплюс” было организовано довольно просто. Сотрудники АУП (административно-управленческий персонал) использовали группу в мессенджере Telegram, чтобы уведомлять о своем приходе и уходе с работы. Эти сообщения содержали простой текстовый формат, где сотрудники сообщали “Пришел” или “Ушел”. Однако, такой метод не всегда обеспечивал полный и надежный учет рабочего времени, и иногда возникали спорные ситуации.

Сложности возникали в том, что такие текстовые отметки не всегда были достоверными, и иногда сотрудники могли ошибочно или недобросовестно сообщить о своем пребывании на рабочем месте. Для разрешения подобных спорных ситуаций приходилось обращаться к видеонаблюдению и проверять записи камер. Все это происходило до внедрения системы clockster, которая значительно упростила и усовершенствовала процесс учета рабочего времени и управления персоналом в сети “Айплюс”.

Культура дисциплины и основа образовательного процесса в Айплюс

В сети образовательных центров “Айплюс” дисциплина сотрудников является неотъемлемой частью корпоративной культуры. В интервью Виолетта Ким, менеджер HR города Астаны, подчеркивает важность строгой дисциплины, которая распространяется на всех работников центра. “Образовательному центру “Айплюс” важна дисциплина каждого сотрудника,” отмечает она.

Для “Айплюс” дисциплина – это не просто слово, а один из самых важных аспектов образовательной среды. Учитывая, что центр ориентирован на обучение детей, каждый сотрудник должен служить примером дисциплины. Виолетта Ким объясняет это следующим образом: “У нас образовательный центр, то есть дети приходят на уроки, и, соответственно, все сотрудники к этому времени должны быть здесь, особенно, конечно, учителя, менторы и администраторы.”

“За посещаемостью учителей, например, смотрят руководители кафедр, но нам нужно было, чтобы руководители кафедр сами не опаздывали.”

Сотрудники-менторы также играют важную роль в обеспечении дисциплины. Они приходят на работу заранее, чтобы встретить детей. “Менторы приходят в 8:15, администраторы – в 8:00, а дети приходят в 8:40. То есть они должны быть уже на работе до учеников,” – говорит Виолетта Ким.

Эта стремление к дисциплине и организованности исходит из ценности “Ученик – основа всего, что мы делаем”. В “Айплюс” ценят каждого ученика и стремятся создать идеальные условия для их обучения и развития, начиная с самых ранних утренних часов. Дисциплина является неотъемлемой частью этого процесса и обеспечивает эффективность образовательной деятельности центра.

Система учета времени в Айплюс и адаптация к clockster

Сеть образовательных центров “Айплюс” придерживается лояльной политики в отношении своих сотрудников, что отражается в отсутствии штрафов за опоздания. Вместо этого, центр опирается на систему clockster, чтобы эффективно учитывать посещаемость сотрудников. Виолетта Ким, менеджер HR, рассказывает: “Бухгалтеры смотрят по clockster посещаемость сотрудника, то есть в какие дни он присутствовал, и начисляют за эти дни зарплату.”

Недавно в “Айплюс” начали использовать функцию Статистики, чтобы более детально анализировать посещаемость и пунктуальность сотрудников. Это позволяет выявить регулярно опаздывающих и тех, кто чаще всех приходит вовремя. 

Виолетта Ким подчеркивает, что clockster был внедрен достаточно быстро: “Что касается адаптации в городе Астана, мы внедрили буквально за несколько дней. Здесь в Астане у нас около 60 человек АУП. Как я говорила, что по трем городам 206 сотрудников, из них где-то 60 с чем-то это наши, с Астаны.” Согласно словам Виолетте Ким, большинство АУП в Астане – молодежь в возрасте от 23 до 25 лет, что позволяет им быстро овладеть новыми приложениями. Она отмечает: “В clockster действительно интуитивно все понятно. То есть мне даже никто не объяснял, просто сказали, что теперь у нас clockster. Мы быстро просто прошли регистрацию, написали имя, фамилию, отправили запрос на рабочее расписание и все. Мне кажется, у вас все очень понятно и просто.”

Мы также беседовали со Стахан Абзалом, HR менеджером в городе Алматы, чтобы узнать больше о том, как сlockster помог решить проблемы и достичь целей в области управления персоналом в сети образовательных центров “Айплюс”. Абзал описывает этапный процесс внедрения clockster: “Мы начали с добавления всех отделов и должностей в систему, затем предоставили доступ руководителям для добавления своих сотрудников. Этот метод обеспечил плавное и системное внедрение решения.”

Эта адаптация к clockster подчеркивает гибкость и доступность системы, что делает ее эффективным инструментом для учета времени и управления персоналом в образовательных центрах “Айплюс”.

“После внедрения clockster в “Айплюс” произошли значительные изменения. Дисциплина сотрудников значительно улучшилась, опоздания снизились на 15%. Точный расчет заработной платы стал реальностью, а HR-менеджер сэкономил время, которое ранее тратил на контроль и анализ данных.” – Стахан Абзал, HR менеджер в городе Алматы.

Формирование корпоративной культуры и дисциплины в Айплюс с помощью clockster

В сети образовательных центров “Айплюс”, система clockster стала не только инструментом учета времени, но и мощным средством формирования корпоративной культуры и дисциплины. Виолетта Ким, менеджер HR, подчеркивает, что у “Айплюс” нет цели штрафовать сотрудников за опоздания. Вместо этого, центр стремится создать обстановку осознанности и понимания важности дисциплины.

Соревновательный инстинкт и прозрачность данных

Регулярные отчеты о посещаемости, которые составляются и направляются руководителями HR, играют важную роль в создании соревновательного инстинкта среди отделов. В чате, где публикуются эти отчеты, руководители видят показатели всех отделов. Виолетта Ким об этом говорит следующее: “В этом чате все руководители видят показатели всех отделов. И, я думаю, у них от этого есть соревновательный инстинкт.” 

Виолетта рассказывает о практическом случае, где один отдел показал высокий уровень опозданий. После предоставления отчета руководителю, этот отдел сократил количество опозданий вдвое. Этот случай показывает, как система clockster помогла сотрудникам “Айплюс” стать более ответственными и сознательными.

Формирование культуры

Центр акцентирует внимание на формировании корпоративной культуры, основанной на ценностях дисциплины и пунктуальности. “Если мы будем той компанией, где есть корпоративная культура ‘не опаздывать’, тогда все сотрудники не будут опаздывать не из-за того, что они боятся наказания, а из-за того, что это просто культура в компании у всех сотрудников,” – подчеркивает Виолетта.

Современное поколение и коучинг

Центр осознает, что работает с поколением молодых сотрудников, и подходит к ним соответственно. Вместо давления и наказаний, сотрудникам предоставляются возможности для роста и саморазвития. Виолетта Ким объясняет: “Это поколение молодежи, им по 20-23 года. Это совершенно другие люди, на которых нельзя давить. Им всегда нужно доносить важность, ценность.”

В итоге, clockster не только обеспечивает точный учет времени, но и служит мощным инструментом формирования дисциплины и корпоративной культуры в образовательной сети “Айплюс”.

Коммуникация и Управление Отсутствием в clockster

В clockster коммуникация сотрудников организована эффективно и интуитивно понятно, что является важным для центра Айплюс. 

Запросы на “Временное отсутствие” в clockster являются удобным инструментом для сотрудников и руководителей центра Айплюс. Когда сотруднику необходимо отсутствовать по каким-либо личным обстоятельствам, он может отправить запрос на временное отсутствие через систему. Этот запрос отправляется руководителю, который может одобрить его. Такая процедура позволяет учесть отсутствие сотрудника и предотвратить опоздания.

clockster также поддерживает возможность отправки запросов на больничные и дополнительные выходные дни. Когда сотрудник поработал в свой выходной, ему нужно вместо рабочего дня отправить запрос на дополнительный выходной. Если сотрудник болен, он может отправить соответствующий запрос через систему. Руководитель получит уведомление и сможет принять решение о допущении отсутствия.

clockster упрощает процедуру управления временным отсутствием сотрудников, обеспечивая прозрачность и эффективное взаимодействие между сотрудниками и руководителями. Это способствует более гибкой адаптации к изменяющимся обстоятельствам и учету личных потребностей сотрудников.

Связь дисциплины с эффективностью и образованием в Айплюс

В сети образовательных центров “Айплюс”, дисциплина становится фундаментальным элементом не только эффективности работы сотрудников, но и образовательного процесса. Виолетта Ким, менеджер HR, подчеркивает важность дисциплины и ее влияние на эффективность и образование:

“Сотрудники часто задают вопрос: “Почему я не могу опоздать, если я уйду позже?” Однако я объясняю, что дисциплина исходит из культуры и принципов компании. Опоздание на работу может показаться незначительным, но оно имеет каскадный эффект. Вы сегодня на пять опоздали минут, завтра ваш сосед опоздает еще на пять, завтра тот на 10, 15. И представляете, что мы получим в итоге. Приходить нужно всегда вовремя, а время вашего ухода – это вопрос вашего планирования и эффективности на рабочем месте.”

В “Айплюс” у учеников есть менторы. Виолетта делится: “Когда ребенок приходит, ментор уже должен встречать его с улыбкой. Он не должен, запыхавшись, прибежать на работу за пять минут до прихода ученика.”

Связь с образованием и результативностью

Дисциплина имеет непосредственное влияние на образовательный процесс в “Айплюс”. Центр готовит учеников к поступлению в ведущие образовательные учреждения, такие как НИШ, РФМШ, и БИЛ, а также к сдаче ЕНТ. Виолетта Ким подчеркивает: “Мы все нацелены на результат, а его можно добиться, только когда есть дисциплина.”

Центр “Айплюс” также придает большое значение обучению дисциплине среди своих учеников. Они учат детей быть пунктуальными и ответственными на уроках. 

“Если мы сами будем опаздывать, то какой пример мы можем дать детям? Вся наша работа тесно взаимосвязана с дисциплиной.”

В итоге, в “Айплюс” дисциплина не просто требование, а важный компонент, который способствует эффективности работы и формированию культуры, направленной на достижение выдающихся результатов в образовании.

Преимущества рекомендации clockster для других организаций

“Если бы мне пришлось рекомендовать решение clockster другой сети организаций, то я бы выделила несколько ключевых преимуществ, которые считаю важными.”

Простота использования

“Первым и, пожалуй, одним из самых существенных преимуществ clockster является его простота в использовании. Эта система максимально интуитивно понятна и легка в освоении. Для современных пользователей, привыкших к мобильным устройствам, она представляет собой удобное и легко понимаемое решение.”

Возможность выгрузки статистики

“clockster предоставляет возможность быстро и легко выгружать статистические данные. Вы можете выбрать необходимые параметры, отобрать интересующие вас поля и создать собственные отчеты. Это позволяет быстро и удобно анализировать посещаемость и эффективность работы персонала. Ранее, для получения такой информации, нам приходилось вести учет вручную, что было длительным и не всегда точным процессом.”

Формирование дисциплины и корпоративной культуры

“Еще одним ключевым преимуществом clockster является его способность формировать дисциплину и корпоративную культуру в организации. clockster помогает внедрить практику пунктуальности и ответственности среди сотрудников. Это особенно важно, когда в организации есть сотрудники, которые демонстрируют хорошую дисциплину, и им важно видеть, что они одинаково усердны по сравнению с другими. Посредством clockster мы создаем культуру, где каждый сотрудник понимает, что его дисциплина находится под контролем и что это является важной частью общей корпоративной культуры.”

Мотивация и равноправие

“Система clockster способствует мотивации сотрудников и созданию равноправных условий для всех. Она дает возможность всем сотрудникам видеть и оценивать свои результаты, а также регулировать свою дисциплину. Таким образом, она способствует созданию равных условий и формирует культуру, где ответственность перед компанией и перед коллегами становится нормой.”

Сеть образовательных центров “Айплюс” в Казахстане, лидер по поступлению в топ-школы и успешной подготовке студентов, интегрировала систему clockster для управления персоналом и контроля дисциплины. В результате этой инновации, “Айплюс” достигла значительных преимуществ.

Главы статьи раскрывают, как clockster стал неотъемлемой частью корпоративной культуры “Айплюс”, где дисциплина и пунктуальность стали ключевыми элементами успеха. Простота использования, возможность выгрузки статистики и формирование равноправия в организации среди ключевых преимуществ clockster.

clockster также оптимизировал управление временным отсутствием, упростив процесс коммуникации между сотрудниками и руководителями. Это позволило “Айплюс” быть более гибкой в адаптации к изменяющимся обстоятельствам и учету личных потребностей персонала.

clockster предоставляет простое, эффективное и гибкое решение для учета времени и управления персоналом. Оно подходит для различных организаций, включая образовательные центры, и может значительно улучшить организацию рабочего процесса и формирование корпоративной культуры.