Clockster жүйесін қолдана отырып, ВкусМарт желінің бизнес-процестерін оңтайландыру: сарапшылармен сұхбат

Елордалық “ВкусМарт” супермаркеттер желісі – отыз жылдан астам табысты жұмыс істеп келе жатқан Қазақстан мемлекетінің Астана қаласында танымал бренд. “ВкусМарт” 20.000-нан астам өнімдер мен ілеспе тауарларды, сондай-ақ аспаздық және кондитерлік өнімдердің мамандандырылған бөлімдерін қамтитын бай ассортиментімен танымал. 1992 жылы құрылғаннан бері желі үнемі кеңейіп келеді және қазіргі уақытта 11 дүкен мен өз өндірісін қамтиды.

Бизнес-процестерді басқаруды жақсарту және тиімдірек жұмысты қамтамасыз ету үшін заманауи шешімдерді “ВкусМарт” іздеуде және clockster инновациялық жүйесіне жүгінді. Бұл мақалада біз екі негізгі маманмен – “ВкусМарт” HR бас менеджері Галина Васильевамен және IT бөлімінің директоры Михаил Беднермен сұхбатты ұсынамыз, clockster жүйесі “ВкусМарт” желісінің жұмысын оңтайландыруға және сауда әлемінде одан да жоғары биіктерге жетуге қалай көмектескенін білетін боламыз.

clockster көмегімен уақытты есепке алу эволюциясы

“ВкусМарт” желісінің өкілдері – Галина Васильева және Михаил Бендермен сұхбат барысында біз clockster жүйесін енгізгенге дейін компанияда жұмыс уақытын есепке алу қалай жүзеге асырылғанын жақынырақ білдік.

“ВкусМарт” желісінде clockster жүйесін енгізумен жұмыс уақытын есепке алуды ұйымдастыруда айтарлықтай өзгерістер болды. Бұрын бұл процесс дәстүрлі түрде қолтаңба мен табельдер арқылы жүзеге асырылды, оны жүргізу үшін адами ресурстар мен уақыт қажет болды. HR бас менеджері Галина Васильева өз тәжірибесімен бөліседі:

Бұрын уақытты есепке алу процесі қалай ұйымдастырылды? Әдеттегідей, қолтаңба мен табельдер арқылы шығар. Әрине, біз деректердің сенімсіз болуы мүмкін екенін түсіндік, кейде тіпті бейнебақылауды қолдануға тура келді.

Бұл әдіс бухгалтерлік есепті жүргізу үшін жеке қызметкерді қажет етіп қана қоймай, сонымен қатар компанияның таратылған құрылымы жағдайында қиындықтар туғызды. “ВкусМарт” желісі бірнеше ТОО-дан тұратын “Беркат” консорциумына кіреді, бұл жұмыс уақытын басқару процесін күрделендіріп, қателіктерге бейім етті.

“Маған Билайннан ұсыныс түсті, сіздердің бұрынғы серіктестеріңізден. Менің ойымша, қолмен жазылған журналдарды алып тастау міндеті тұрды. Техникалық специалист ретінде мен үшін бұл барлық істерді объектілерде қарау өте қиын болды.” – деп Михаил жалғастырды, журналды жүргізудің тиімсіздігін атап өтті.

Үлкен плюстардың бірі – бұл біздің қазақстандық жүйе. Мен өз елімнің патриоты деп айта аламын. Сонымен қатар, егер техниктердің жақсы істері бар екенін көрсем, мен оларға қарап, алдымен қазақстандық сегментті, содан кейін қалғандарын бөліп көрсетемін.

“Бізде симбиоз пайда болды, бухгалтерияға сағаттық төлем үшін нақты болу уақытын бақылау маңызды болды, міне, clockster-де бұл шешім табылды,.”- деп атап өтті Михаил, clockster жүйесі уақытты есепке алу қажеттіліктерін қанағаттандырып қана қоймай, сонымен қатар ұйым ішіндегі мінез-құлық аспектілеріне қалай әсер еткенін атап өтті.

Clockster жүйесі “ВкусМарт” желісіне қолмен есептеуден автоматтандырылған жүйеге ауысуға мүмкіндік берді, бұл жұмыс уақытын басқарудың тиімділігін едәуір арттырды. Жаңа жүйе процесті жеңілдетіп қана қоймай, оны мөлдір және сенімді етті.

Қазіргі уақытта 11 дүкен және өз өндірісіміз бар. Біздің өз өндірісіміз бұл аспаздық өндіріс ‘дәмдік Гастрономия’, кондитерлік өндіріс ‘Дәмді тарих’ және наубайхана ‘Нан дәмі’ бар. Қазір бізде “көшедегі тоқаштар” жобасы, көше павильондарының желісі бар. Қазір бізде әр дүкенде және әр өндірісте clockster жүйесі қосылған. Бұл 1000 адам.

Clockster көмегімен “ВкусМарт” жұмыс уақытын есепке алу жүйесін әртүрлі бөлімшелерге сәтті біріктіріп, бүкіл компания бойынша 1000-нан астам қызметкер үшін жұмыс уақытын басқарудың бірыңғай және сенімді механизмін қамтамасыз етті.

“ВкусМарт” тиімділік пен тәртіпті арттыру үшін арналған инновациялық шешімдері

“Егер сіз кеңсе қызметкерлерін алсаңыз, олардың барлығы clockster мобильді қосымшасы арқылы белгіленеді. Ал қызметкерлер құрылғы бойынша.”- деп атап өтті Галина Васильева. Бұл тәсіл кеңседегі қызметкерлерге ыңғайлылық пен икемділікті қамтамасыз етеді, олар мобильді құрылғы арқылы өз қатысуын оңай және жылдам тіркей алады. Екінші жағынан, өндірістегі персонал бетті анықтайтын құрылғыларды пайдаланады, бұл уақытты есепке алу процесіне тиімділік алып келеді:

Өндірісте бізде жеке тұлғаны анықтайтын құрылғылар бар – қызметкер құрылғыға жақындағанда, автоматты түрде белгіленеді және есік өндірісте тек белгі арқылы ашылады.

Бұл бет-әлпетті анықтайтын және ғимаратқа автоматты түрде кіргізетін  интеграцияланған шешім, уақытты есепке алу процесін едәуір жеңілдетеді және шектеулі жерлерде қауіпсіздікті қамтамасыз етеді.

“Өндірісте 2 құрылғы бар, біреуі келуге, екіншісі шығуға арналған. Біз магниттік есігі бар ең қарапайым жүйені жасауымыз керек, clockster бізге көмектесті. Біз тіпті темекі шегу уақытын бақылап отырамыз. Галина, бәлкім, өндірістерде жалақы сағат бойынша төленетінін айтқан шығар және сәйкесінше темекі шегуге уақыты автоматты түрде алынады” – Михаил clockster жүйесінің өндірісте қалай сәтті интеграцияланғаны туралы айтты. 

“Біз clockster-дің 3 түрін қолданамыз – мобильді қосымша, биометриялық құрылғы және магниттік есік құрылғыларды.” – “ВкусМарт” қызметінің түрлі салаларында жүйенің көпжақты және табысты интеграциясын көрсете отырып, Михаил әңгімесін аяқтайды.

“Бізде тәртіп үшін clockster бар. Мысалы, қызметкер кетіп қалса да, ол маған сұрау жіберіп, әрине түсініктеме жазады.”- деп атап өтті Галина Васильева.

Clockster жүйесінің бұл аспектісі қызметкерлерге кеңседен немесе өндіріс орнынан тыс жерден  мен әрекеттері туралы есеп беруге мүмкіндік беретін еңбек ресурстарын басқарудың ажырамас бөлігіне айналды. Жүйеге енгізілген түсініктеме қосымша ашықтық пен бақылауды қамтамасыз етеді.

Осылайша, clockster жүйесі  “ВкусМарт” желісінде уақытты есепке алуды автоматтандырып қана қоймай, сонымен қатар тиімділікті арттырудың, қауіпсіздікті қамтамасыз етудің және қызметкерлер арасында тәртіпті сақтаудың қуатты құралына айналды.

clockster көмегімен тиімді басқару және есеп беру

“Айдың соңында мен қызметкерлердің жұмысқа келу туралы есептерді желі басшысына тапсырамын. Мысалы, бөлімдер бойынша мен чаттарға жіберемін. Мен жұмысқа келуді бақылай алатын әр дүкенге әкімшілерді тағайындадым. Бірақ мен олардың мүмкіндіктерін шектедім, сондықтан олар жалған белгілер жасай алмады”, – дейді Галина Васильева, уақытты есепке алу жүйесіндегі ашықтық пен жауапкершілікті талқылады.

Clockster жүйесі бас HR менеджеріне жоғары басшылық пен бөлімдер үшін жұмысқа қатысу туралы есептерді тиімді құруға мүмкіндік береді. Бұл автоматтандырылған мүмкіндік деректерді талдауға және дайындауға кететін уақытты айтарлықтай қысқартады:

“Бұрын барлық есептерді жинауға бірнеше күн қажет болатын. Clockster-де, әрине, басқаша – белгілі бір кезеңді таңдап, барлық есептерді тезірек және ыңғайлы етіп жинады.”- деп жауап береді Галина Васильева.

Clockster жүйесі тек жылдамдықты ғана емес, сонымен қатар есептерді дайындауда икемділікті, соның ішінде 1С шаблондарын пайдалану мүмкіндігін ұсынады:

Қазір сізде 1С үлгісі бойынша есептер жинауға болатын жаңа жаңарту шықты, бұл да ірі кәсіпорындар үшін өте ыңғайлы деп ойлаймын.

Бас HR менеджері жүйе күн ішінде қызметкерлердің жұмысқа келуді бақылауға мүмкіндік беріп қана қоймай, сонымен қатар жалақы төлеу үшін маңызды деректерді ұсынатынына назар аударады:

Жалпы, біз күн ішінде жұмысқа қатысуды қараймыз, ал есептерде тек жұмыс істеген сағаттарды аламыз. Бізге бұл есеп жалақыны есептеу үшін қажет, әсіресе өндіріс үшін, өйткені оларға сағат бойынша жалақыны береміз.

Осылайша, clockster уақытты есепке алу құралы ғана емес, сонымен қатар “ВкусМарт”желісіндегі жалақыны тиімді басқаруды және дәл есептеуді қамтамасыз ететін есептерді құрудың қуатты құралына айналады.

clockster көмегімен мәселелерді жеңу: автоматтандыру интеграциясы және тәртіп

“Бұрын адамдар: ‘Иә, егер мен сегізге дейін кетсем, сағат 07:45-те немесе жеті жарымда, тіпті жетіде кетсем мені ешкім байқамайды’ деп ойлайтын. Олар кетіп, ‘Мен үшін қол қоя салыңыз’ дейтін. Енді, егер кеңсе қызметкерлері бір жерге кетіп қалса, онда, әрине, маған clockster-ге өтініщ жіберіп, осындай ЖШС-де болғанын жазуы керек.”

Бұл іске асыру алғашқы наразылықтарды тудырды, бірақ уақыт өте келе қызметкерлер бұл жүйенің қажеттілігін түсінді:

Алдымен, іске асыру кезінде наразылықтар болды, былайша айтқанда,  ‘мен белгілеуді ұмытып кеттім’ немесе ‘белгілеуге қаламадым’ дейтін, бірақ қазір бәрі қабылдады.

“Біз алдымен бір нысанға енгіздік. Содан кейін мен өз мамандығым мен лауазымым бойынша бизнес-процестерді, мұны қалай жасау керектігін, жүйеге біріктіруді сипаттадым.”- дейді Михаил интеграцияның қадамдық процесі туралы.

“Мен бизнес-процесті әзірледім, оның схемасын алдым, және оны қызметкерлеріме бердім, олар барлық нысандарға барды. Алдымен біз супермаркеттерден бастадық. Өткен жылы құрылтайшы жүйенің жағымды жақтарын көріп, барлық өндірістерге енгізуді сұрады.”- деп атап өтті Михаил, clockster жүйесінің кезең-кезеңімен интеграциялануын көрсете отырып.

Галина сонымен қатар өндірістегі жалақыны есептеуде жүйенің сәтті жүзеге асырылуын атап көрсетті:

Қазір тіпті бір өндірісте жалақы clockster бойынша, жұмыс істеген сағаттар бойынша қатаң түрде жүргізілуде. Болашақта біз мұны барлық жерде жасаймыз деп ойлаймыз.

Осылайша, clockster уақытты есепке алуды автоматтандыру мәселесін шешіп қана қоймайды, сонымен қатар “ВкусМарт” желісінде еңбек ресурстарын басқарудың неғұрлым адал және ашық процесін қамтамасыз ете отырып, ұйымға тәртіпті енгізеді.

clockster-дің қосымша мүмкіндіктері: жеке көзқарас және тиімді байланыс

“Clockster-тің қосымша мүмкіндіктерінен біз қызметкерлердің туған күндерін, сондай-ақ жеке қоңырау шалу қажет болса, барлық телефон нөмірлері жүйеде тіркелгені ұнайды.” – Галина Васильева clockster жүйесіне “ВкусМарт” желісі үшін одан да көп мән беретін қосымша мүмкіндіктерді бөліп көрсетті.

Жүйенің қосымша мүмкіндіктері қызметкерлерді басқаруға жеке көзқарасты көрсетеді және тиімді өзара әрекеттесуге ықпал етеді:

Қызметкерлердің туған күндерін зерттей отырып, біз оларды ерекше түрде құттықтау арқылы жылы және мейірімді жұмыс атмосферасын жасай аламыз. Егер шұғыл түрде жеке қоңырау шалу қажет болса, бізге маңызды сұрақтарға тез, сонымен қатар тиімді жауап беруге және компания ішінде уақтылы байланыс орнатуға мүмкіндік беретін, барлық телефон нөмірлері бар.

Бұл clockster мүмкіндіктері қызметкерлер арасындағы жекелендіру мен қарым-қатынас деңгейін үлкейтеді, команданың бірлігіне ықпал етеді және “ВкусМарт” желісіндегі жалпы тиімділікті арттырады.

Өндірістегі көрінетін өзгерістер: clockster арқасында түрлендірулер

Көрінетін өзгерістер туралы сұраққа Михаил дүкендермен салыстырғанда өндірістегі байқалған айырмашылықтармен бөліседі және clockster жүйесін пайдаланудың ерекше артықшылықтарын атап көрсетеді.

“Көрінетін өзгерістер туралы айтатын болсақ, біз дүкендерде емес, өндірісте байқадық. Неліктен? Дүкендерде қауіпсіздік болды және олар арнайы үшінші тарап компаниясынан болды.” – деп бастады Михаил.

Ал өндірісте біз clockster арқасында шартты түрде жұмысқа келмеуі мүмкін адамдарды тапқанымызға тап болдық. Яғни, clockster-ге дейін адамның сөз байласуы кейбір нәрселерде болған, әрине, бәрінде емес, бірақ оқшауланған жағдайлар болған.” – деп атап өтті Михаил, қызметкерлердің тәртібі мен жауапкершілігін жақсартуға назар аудара отырып.

“Біздің ішкі ұлтымыздың денсаулығына да әсер етті – адамдар темекі шегуді азайтты. Әр далаға шығуы көрінеді.” – Михаил қатаң бақылау мен үзілістердің көрінуіне байланысты қызметкерлердің денсаулығына жағымды әсер ететінін айтты.

Осылайша, clockster арқасында “ВкусМарт” тиімділік пен тәртіпті қамтамасыз етіп қана қоймай, сонымен қатар жұмыс пен қызметкерлердің денсаулығына оң өзгерістер әкелетін жаңа бақылау құралдарын тапты.

Қорытынды

Сұхбаттың соңында Михаил clockster жүйесінің “ВкусМарт” үшін маңыздылығын атап көрсетті және оның қызметкерлерді басқару мен қамқорлық қалай әсер еткенін атап көрсетті.

“Ал, енді, әрине, қорытынды ретінде – clockster арқасында біз қызметкерлердің жұмысқа келу жағдайын анық түсінеміз. Біз кез-келген ұйымның құрылтайшысына немесе басшысына, өндіріс болсын, супермаркеттер болсын, статистиканы оңай жинай аламыз және мысалы, осы айда бір жерде және басқа жерде кешігу пайызын көрсете аламыз”- деп атап өтті Михаил ұсынылған деректердің қол жетімділігі мен егжей-тегжейін сипаттай отырып.

Егер қызметкерге бірдеңе болып қалса, оның бүкіл жұмыс тарихын түсіну үшін оның clockster профилін қарау жеткілікті. Егер бұрын бәрі жақсы болса, енді ол кешігіп келе жатса, онда сол қызметкерде өзгерістер болып жатыр.

“Галина қосыла алады және жұмысты тікелей қызметкермен жүргізе алады, мүмкін бірдеңе қанағаттандырмайды, мүмкін отбасындағы кейбір мәселелер болып жатыр. Яғни, бұл да жұмысқа қосылады.”- деп атап өтті Михаил, персоналды басқаруға кәсіби және мұқият қараудың маңыздылығын атап өтті.

“Жұмыс – бұл біздің өміріміздің үлкен бөлігі. Бұл кем дегенде күніне 8 сағат. Сізге кәсіби түрде осылай қарау керек. Clockster-ге осындай мүмкіндік үшін рахмет, сізге сәттілік тілейміз.”- осылайша Михаил clockster-ге “ВкусМарт” желісінің кәсіби бақылауды жүзеге асыруға және өз қызметкерлеріне қамқорлық көрсетуге көмектесетін құрал жасағаны үшін алғыс білдірді.