clockster & Aiplus: білім беруде де, персоналды басқаруда да № 1 болу

“Плюс” білім беру орталықтарының желісі Қазақстанда үздіктердің бірі болып табылады, ол студенттерді НЗМ, РФММ және БИЛ сияқты әлемдік деңгейдегі білім беру мекемелеріне оқуға түсуге, сондай-ақ ҰБТ тапсыруға дайындалуға көмектеседі. “Аплюс” Республикалық дайындық орталығы 8 жылға жуық уақыт бойы білім беру нарығында белсенді дамып, табысты жұмыс істеп келеді, жыл сайын өзінің білім беру мақсаттарына қол жеткізген мыңдаған студенттерді бітіріп келеді.

“Айплюс” желісі Қазақстанның бірнеше ірі қалаларында, соның ішінде Алматы, Шымкент және Астанада бар, онда 8 филиал орналасқан. 2016 жылы Алматыда, ал 2019 жылы Астанада алғашқы филиалдары ашылды. Айплюс табысының негізгі құрамдас бөлігі оның командасы болып табылады, оның ішінде үш ірі қалада 600-дан астам қызметкер жұмыс істейді, оның ішінде ӘБП (әкімшілік-басқару персоналы) және жаттықтырушылар құрамы (мұғалімдер) бар. ӘБП оқу бөлімінен, HR бөлімінен, тәлімгерлер бөлімінен, маркетинг бөлімінен, сату бөлімінен, кеңсе әкімшілерінен, әдістеме және зерттеу бөлімінен, фин. бөлімінен, сапаны бақылау бөлімінен және IT бөлімінен құралады.

2022 жылдың қарашасында Айплюс желісі Сlockster жүйесіне тіркелу арқылы өз жұмысын жетілдіруде тағы бір маңызды қадам жасады. Қазіргі уақытта “Айплюс”  Сlockster жүйесін бүкіл Қазақстан бойынша өзінің барлық филиалдарында ӘБП бөліміне енгізілді және белсенді пайдаланылуда. Білім беру үдерістерін цифрлық трансформациялаудағы бұл маңызды қадам “Айплюс” желісінің жұмысында жаңа мүмкіндіктер мен жетілдірулер әкелуге уәде береді.

clockster-ға дейін персоналды басқару және жұмыс уақытын есепке алу

Қызметкерлердің жұмыс уақытын жүйелеу және бақылау білім беру орталықтарын тиімді басқарудың маңызды аспектісі болып табылады. Астана қаласының HR менеджері Виолетта Киммен сұхбатында Біз clockster жүйесін енгізгенге дейін “Айплюс” білім беру орталықтарының желісінде персоналды басқару қалай жүзеге асырылғанын және жұмыс уақытын есепке алу процесі қалай ұйымдастырылғанын білдік.

Виолетта Ким басында Айплюс желісіндегі персоналды басқару өте қарапайым ұйымдастырылғанын айтты. ӘБП (әкімшілік-басқару персоналы) қызметкерлері Telegram мессенджеріндегі топты өздерінің келуі мен жұмыстан кетуі туралы хабарлау үшін пайдаланды. Бұл хабарламаларда қарапайым мәтіндік формат болды, онда қызметкерлер “келді” немесе “кетті”деп хабарлады. Алайда, бұл әдіс жұмыс уақытының толық және сенімді есебін қамтамасыз етпеді, кейде даулы жағдайлар туындайтын.

Қиындықтар туындай бастады, өйткені мұндай мәтіндік белгілер әрдайым сенімді бола бермейді, кейде қызметкерлер жұмыс орнында болғаны туралы қате немесе жосықсыз хабарлауы мүмкін. Осындай даулы жағдайларды шешу үшін бейнебақылауға және камералардың жазбаларын тексеруге тура келді. Мұның бәрі clockster жүйесін енгізгенге дейін болды, жүйеге қосылғаннан кейін Айплюс желісіндегі жұмыс уақытын есепке алу және персоналды басқару процесін едәуір жеңілдетті және жетілдірді.

“Айплюс” жүйесінің мәдениеті және білім беру процесінің негізі

“Айплюс” білім беру орталықтарының желісінде қызметкерлердің тәртібі корпоративтік мәдениеттің ажырамас бөлігі болып табылады. Сұхбатында Астана қаласының HR менеджері Виолетта Ким Орталықтың барлық қызметкерлеріне қолданылатын қатаң тәртіптің маңыздылығын айтты. ““Айплюс” білім беру орталығына әрбір қызметкердің тәртібі маңызды“, – деп атап өтті.

“Айплюс” үшін тәртіп жай сөз емес, білім беру ортасының маңызды аспектілерінің бірі болып табылады. Орталықта балаларды оқытуға бағытталғанын ескере отырып, әрбір қызметкер тәртіптің үлгісі болуы керек. Виолетта Ким мұны былай түсіндіреді: “Бізде білім беру орталығы бар, яғни балалар сабаққа келеді, сәйкесінше барлық қызметкерлер белгілі уақытқа дейін осында болуы керек, әсіресе мұғалімдер, тәлімгерлер және әкімшілер.”

“Мысалы, мұғалімдердің сабаққа қатысуын кафедра басшылары бақылайды, бірақ кафедра басшыларының өздері кешікпеуі керек.”

Тәлімгер-қызметкерлер де тәртіпті қамтамасыз етуде маңызды рөл атқарады. Олар балалармен кездесу үшін жұмысқа алдын ала келеді. “Тәлімгерлер 8:15 – те, әкімшілер 8:00-де, ал балалар 8:40-та келеді. Яғни, олар оқушыларға дейін жұмыста болуы керек”, – дейді Виолетта Ким.
Бұл тәртіп пен ұйымшылдыққа деген ұмтылыс “Оқушы – біз жасайтын барлық нәрсенің негізі” құндылығынан туындайды. “Айплюс” желісі әр оқушыны бағалайды және таңертеңгі сағаттардан бастап олардың оқуы мен дамуы үшін тамаша жағдай жасауға тырысады. Тәртіп осы процестің ажырамас бөлігі болып табылады және орталықтың білім беру қызметінің тиімділігін қамтамасыз етеді.

Уақытты есепке алу жүйесі және clockster-ге бейімделу

“Айплюс” білім беру орталықтарының желісі өз қызметкерлеріне қатысты адал саясатты ұстанады, бұл кешігіп келгені үшін айыппұлдардың жоқтығынан көрінеді. Оның орнына, орталық қызметкерлердің қатысуын тиімді есепке алу үшін clockster жүйесіне сүйенеді. Виолетта Ким, HR менеджері былай дейді: “Бухгалтерлер clockster-ге қызметкердің қатысуын бақылайды, яғни ол қай күндері болған және сол күндер үшін жалақы төлейді.”

Жақында Iplus қызметкерлердің сабаққа қатысуы мен ұқыптылығын егжей-тегжейлі талдау үшін Статистика функциясын қолдана бастады. Бұл үнемі кешігіп келетіндерді және көбінесе уақытында келетіндерді анықтауға мүмкіндік береді.

Виолетта Ким clockster тез енгізілгенін атап көрсетеді: “Астана қаласында бейімделуге келетін болсақ, біз бірнеше күн ішінде енгіздік. Астанада бізде 60-қа жуық қызметкер жұмыс істейді. Мен айтқанымдай, үш қала бойынша 206 қызметкер бар, олардың 60-ы-біздікі, Астанадан.” Виолетта Кимнің айтуынша, Астанадағы ӘБП-нің көпшілігі 23 пен 25 жас аралығындағы жастар, бұл оларға жаңа қосымшаларды тез игеруге мүмкіндік береді. Ол: “clockster-да бәрі интуитивті түрде түсінікті. Яғни, маған ешкім түсіндірмеді, қазір бізде clockster бар екенін айтты. Біз тез арада тіркеуден өттік, аты-жөнімізді жаздық, жұмыс кестесіне сұраныс жібердік. Менің ойымша, сіздерде бәрі өте түсінікті және қарапайым.”

Біз сондай-ақ Алматы қаласындағы HR менеджері Стахан Абзалмен сөйлесіп, “Айплюс” білім беру орталықтары желісіндегі персоналды басқару саласындағы мәселелерді шешуге және мақсаттарға жетуге қалай көмектескені туралы көбірек білдік. Абзал clockster-ді іске асырудың кезеңдік процесін сипаттайды: “Біз жүйеге барлық бөлімдер мен лауазымдарды қосудан бастадық, содан кейін басшыларға өз қызметкерлерін қосуға рұқсат бердік. Бұл әдіс шешімді біркелкі және жүйелі түрде енгізуді қамтамасыз етті.”

clockster-ге бұл бейімделу жүйенің икемділігі мен қол жетімділігіне назар аударады, бұл оны “Айплюс” білім беру орталықтарында уақытты есепке алу мен персоналды басқарудың тиімді құралы етеді.
“clockster-ді Айплюс-қа енгізгеннен кейін айтарлықтай өзгерістер болды. Қызметкерлердің тәртібі жақсарды, кешігулер 15% – ға төмендеді. Жалақыны дәл есептеу шындыққа айналды, ал HR менеджері бұрын деректерді бақылауға және талдауға жұмсаған уақытты үнемдеді.” – Стахан Абзал, Алматы қаласындағы HR менеджері.

clockster көмегімен корпоративтік мәдениет пен тәртіпті қалыптастыру

“Айплюс” білім беру орталықтарының желісінде clockster жүйесі уақытты есепке алу құралына ғана емес, сонымен қатар корпоративтік мәдениет пен тәртіпті қалыптастырудың қуатты құралына айналды. HR менеджері Виолетта Ким “Айплюс” қызметкерлеріне кешігіп келгені үшін айыппұл салудың мақсаты жоқ екенін атап көрсетеді. Оның орнына, тәртіптің маңыздылығы мен түсіну ортасын құруға тырысады.

Бәсекеге қабілетті инстинкт және деректердің ашықтығы

HR басшылары құрастыратын және жіберетін жұмысқа келу туралы тұрақты есептер бөлімдер арасында бәсекеге қабілетті инстинкт құруда маңызды рөл атқарады. Осы есептер жарияланған чатта басшылар барлық бөлімдердің көрсеткіштерін көреді. Виолетта Ким бұл туралы былай дейді: “Бұл чатта барлық басшылар барлық бөлімдердің көрсеткіштерін көреді. Менің ойымша, оларда бәсекелестік инстинкт бар.” 

Виолетта бір бөлім кешігудің жоғары деңгейін көрсеткен практикалық жағдай туралы айтады. Басшыға есеп бергеннен кейін бұл бөлім кешігу санын екі есеге азайтты. Бұл жағдай clockster жүйесінің Айплюс қызметкерлеріне жауапкершілікті және саналы болуға қалай көмектескенін көрсетеді.

Мәдениетті қалыптастыру

Орталық тәртіп пен ұқыптылық құндылықтарына негізделген корпоративтік мәдениетті қалыптастыруға баса назар аударады. “Егер біз “кешікпейді” деген корпоративтік мәдениеті бар компания болсақ, онда барлық қызметкерлер жазадан қорқатындықтан емес, бұл барлық қызметкерлердің компаниядағы мәдениеті болғандықтан кешікпейді”,-деп атап өтті Виолетта.

Қазіргі ұрпақ және коучинг

Орталық жас қызметкерлер буынымен жұмыс істейтінін түсінеді және оларға сәйкес келеді. Қысым мен жазаның орнына қызметкерлерге өсу және өзін-өзі дамыту мүмкіндіктері беріледі. Виолетта Ким былай деп түсіндіреді: “Бұл 20-23 жас аралығындағы жастар ұрпағы. Бұл мүлдем басқа адамдар, оларды басуға болмайды. Оларға әрқашан маңыздылықты, құндылықты жеткізу керек.”

Нәтижесінде, clockster уақытты дәл есепке алуды қамтамасыз етіп қана қоймайды, сонымен қатар “Айплюс” білім беру желісінде тәртіп пен корпоративтік мәдениетті қалыптастырудың қуатты құралы ретінде қызмет етеді.

clockster-да байланыс пен жоқтықты басқару

clockster-да қызметкерлердің қарым-қатынасы тиімді және интуитивті түрде ұйымдастырылған, бұл Айплюс орталығы үшін маңызды. 

clockster-да “уақытша болмау” сұраулары Айплюс орталығының қызметкерлері мен басшылары үшін ыңғайлы құрал болып табылады. Қызметкер қандай да бір жеке жағдайларға байланысты болмауы керек болған кезде, ол жүйе арқылы уақытша болмау туралы өтініш жібере алады. Бұл сұрау оны мақұлдай алатын басшыға жіберіледі. Бұл процедура қызметкердің жоқтығын ескеруге және кешігудің алдын алуға мүмкіндік береді.

Сlockster сонымен қатар ауырған жағдайда немесе қосымша демалыс күндеріне сұраныстар жіберу мүмкіндігі бар. Қызметкер демалыс күндері жұмыс істеген кезде, олар жұмыс күнінің орнына қосымша демалыс туралы өтініш жіберуі керек. Егер қызметкер ауырса, олар жүйе арқылы тиісті өтініш жібере алады. Басшы хабарлама алады және жұмыстан сұрану туралы шешім қабылдай алады.

Сlockster қызметкерлер мен менеджерлер арасындағы ашықтық пен тиімді өзара әрекеттесуді қамтамасыз ете отырып, қызметкерлердің уақытша жетіспеушілігін басқару процедурасын жеңілдетеді. Бұл өзгермелі жағдайларға икемді бейімделуге және қызметкерлердің жеке қажеттіліктерін ескеруге ықпал етеді.

Тәртәптің тиімділікпен және біліммен байланысы

“Айплюс” білім беру орталықтарының желісінде тәртіп қызметкерлердің жұмыс тиімділігінің ғана емес, сонымен қатар білім беру процесінің де негізгі элементіне айналады. HR менеджері Виолетта Ким тәртәптің маңыздылығын және оның тиімділік пен білімге әсерін атап көрсетеді:

“Қызметкерлер жиі сұрақ қояды: “Егер мен жұмыстан кейінірек кетсем, неге менің кешігуге қақым жоқ?”Алайда мен тәртіп компанияның мәдениеті мен принциптерінен туындайтынын түсіндіремін. Жұмысқа кешігу шамалы болып көрінуі мүмкін, бірақ бұл тізбекті реакцияны тудырады. Сіз бүгін бес минутқа кешігіп қалдыңыз, ертең көршіңіз тағы беске кешігіп келеді, ертең ол 10, 15-қа кешегеді. Және біз соңында не алатынымызды елестетіп көріңіз. Сізге әрқашан уақытында келу керек, ал сіздің кету уақытыңыз сіздің жұмыс орныңыздағы жоспарлау мен тиімділікке байланысты.”

“Айплюс”-та оқушылардың тәлімгерлері бар. Виолетта бөліседі: “Бала келгенде, тәлімгер оны күлімсіреп қарсы алуы керек. Ол дем ала алмай, оқушы келгенге дейін бес минут бұрын жұмысқа жүгірмеуі керек.”

Біліммен және тиімділікпен байланыс

Тәртіп “Айплюс” білім беру процесіне тікелей әсер етеді. Орталық оқушыларды НЗМ, РФММ, ҚТЛ сияқты жетекші білім беру мекемелеріне түсуге, сондай-ақ ҰБТ тапсыруға дайындайды. Виолетта Ким: “Біз бәріміз нәтижеге бағытталғанбыз және оған тәртіп болған кезде ғана қол жеткізуге болады.”

“Айплюс” орталығы да өз оқушылары арасында пәнді оқытуға үлкен мән береді. Олар балаларды сабақта ұқыпты және жауапты болуға үйретеді. 

“Егер біз өзіміз кешігіп қалсақ, балаларға қандай мысал келтіре аламыз? Біздің барлық жұмысымыз тәртіппен тығыз байланысты.”

Нәтижесінде, “Айплюс”-та тәртіп жай талап емес, жұмыстың тиімділігіне және білім беруде керемет нәтижелерге қол жеткізуге бағытталған мәдениетті қалыптастыруға ықпал ететін маңызды компонент болып табылады.

Басқа ұйымдар үшін clockster ұсынысының артықшылықтары

“Егер мен басқа ұйымдар желісінің clockster шешімін ұсынуым керек болса, мен маңызды деп санайтын бірнеше негізгі артықшылықтарды атап өтер едім.”

Пайдаланудың қарапайымдылығы

“clockster-дің бірінші және ең маңызды артықшылықтарының бірі – оны пайдаланудың қарапайымдылығы. Бұл жүйе мүмкіндігінше интуитивті және үйренуге оңай. Мобильді құрылғыларға үйренген заманауи пайдаланушылар үшін бұл ыңғайлы және оңай түсінілетін шешім.”

Статистиканы жүктеп алу мүмкіндігі

“Сlockster статистиканы тез және оңай жүктеуге мүмкіндік береді. Сіз қажетті параметрлерді таңдай аласыз, сізді қызықтыратын өрістерді таңдап, жеке есептер жасай аласыз. Бұл қызметкерлердің сабаққа қатысуы мен тиімділігін тез және ыңғайлы талдауға мүмкіндік береді. Бұрын мұндай ақпаратты алу үшін біз қолмен есепке алуымыз керек еді, бұл ұзақ және әрдайым дәл процесс емес.”

Тәртіп пен корпоративтік мәдениетті қалыптастыру

“clockster-дің тағы бір басты артықшылығы – оның ұйымдағы тәртіп пен корпоративтік мәдениетті қалыптастыру қабілеті. Сlockster қызметкерлер арасында ұқыптылық пен жауапкершілік тәжірибесін енгізуге көмектеседі. Бұл, әсіресе, ұйымда жақсы тәртіпті көрсететін қызметкерлер болған кезде өте маңызды және олардың басқалармен салыстырғанда бірдей еңбекқор екенін көру маңызды. clockster арқылы біз әрбір қызметкер өз тәртібінің бақылауда екенін және бұл жалпы корпоративтік мәдениеттің маңызды бөлігі екенін түсінетін мәдениетті жасаймыз.”

Мотивация және теңдік

“clockster жүйесі қызметкерлерді ынталандыруға және барлығына тең жағдай жасауға ықпал етеді. Бұл барлық қызметкерлерге өз нәтижелерін көруге және бағалауға, сондай-ақ тәртіпті реттеуге мүмкіндік береді. Осылайша, ол тең жағдай жасауға ықпал етеді және компания мен әріптестер алдындағы жауапкершілік нормаға айналатын мәдениетті қалыптастырады.”

Қазақстандағы “Айплюс” білім беру орталықтарының желісі, топ-мектептерге түсу және студенттерді табысты даярлау бойынша көшбасшы, персоналды басқару және тәртіпті бақылау үшін clockster жүйесін біріктірді. Осы инновацияның нәтижесінде “Айплюс” айтарлықтай артықшылықтарға қол жеткізді.

Мақала тараулары clockster-дің “Айплюс” корпоративтік мәдениетінің ажырамас бөлігі болғанын, мұнда тәртіп пен ұқыптылық табыстың негізгі элементтеріне айналғанын көрсетеді. clockster-дің негізгі артықшылықтары – пайдаланудың қарапайымдылығы, статистиканы жүктеу мүмкіндігі және ұйымда теңдікті қалыптастыру.

Сlockster сонымен қатар қызметкерлер мен басшылар арасындағы байланыс процесін жеңілдету арқылы уақытша жетіспеушілікті басқаруды оңтайландырды. Бұл “Айплюс” өзгермелі жағдайларға бейімделуге және қызметкерлердің жеке қажеттіліктерін ескеруге икемді болуға мүмкіндік берді.

Сlockster қарапайым, тиімді және икемді уақытты есепке алу және персоналды басқару шешімін ұсынады. Ол әртүрлі ұйымдарға, соның ішінде білім беру орталықтарына жарамды және жұмыс процесін ұйымдастыруды, корпоративтік мәдениетті қалыптастыруды айтарлықтай жақсарта алады.