clockster – әйгілі Master Coffee Specialty кофеханалар желісіндегі персоналды сәтті басқарудың кілті

Әр минуттың өз бағасы бар онлайн кофе бизнесі әлемінде Master Coffee басшылығы персоналды басқару тәжірибесін clockster жүйесімен жақсартты. Қазақстан астанасында алты іске қосылған филиалы, Алматы, Семей және Қызылорда қалаларында ашылу сатысындағы үш орны және франшиза-нүктелері бар бұл компания үшін уақытты тиімді басқару және қызметкерлердің жұмыс уақытын қадағалау табыс әкелді. Кофеханалар желісімен қатар, Master Coffee елдегі кофе және кофе жабдықтарының сататын ең ірі интернет-дүкендерінің бірі, оған қоса, айына 40 тоннаға дейін жаңа қуырылған кофе дайын өнімін шығаратын өз цехы бар жеткізушісі болып табылады. Сондай-ақ Бариста оқыту мектебі және кофе машиналарына техникалық қызмет көрсету бөлімі бар.

Бүгінгі таңда 150-ден астам, оның ішінде аутсорсинг, қызметкері бар Master Coffee 2020 жылдың наурыз айында пандемия қызған шағында clockster жүйесін қосуды таңдаған болатын. Бұл қадам желінің тұрақтылығы мен өсуіне ықпал еткені сөзсіз.

Бұл мақалада біз Master Coffee clockster жүйесін өз қызметіне қалай біріктіре отырып, бизнес-процестерін оңтайландыруға қол жеткізгендігі, Қазақстандағы кофе өндіру индустриясының табысты қатысушысы ретіндегі мәртебесін қалай растағандығын қарастыратын боламыз.

Қолмен толтыратын жұмыс уақытының табелінен мөлдірлік пен дәлдікке 

Бұрын, көптеген басқа компаниялар сияқты, Master Coffee уақыт кестесін қолмен толтыру нұсқасын қолданды. Әрбір филиал менеджері оны толтырып, содан кейін деректер онлайн кестелерге өткізілетін. Қызметкерлердің жұмыс кестесіне сәйкес қызметін тексеру үшін тіпті бейнекамералар да пайдаланылды. Master Coffee негізін қалаушылардың бірі Саят Данияров: «Таңертең қызметкерлердің жұмыс орнында болғандығын білу үшін камераларды қарайтынбыз. Қызметкерлер кофеханаларды таңертең ерте ашады, кестеміз 7:14-те басталады. Кофемашиналарды және басқа да жабдықтарды қосуға және дайындауға үлгеру үшін олар жұмыс орнына ерте келулері қажет. Бұған дейін біз жұмыста, әсіресе таңертең, қызметкерлердің болуын қадағалауда қиындықтарға тап болдық».

«Қызметкерлер кешігіп, басшылар оларды «жасыратын» жағдайлар болды, өйткені қызметкерлердің кешігіп қалуына менеджерлер жауапты. Барлық сұрақтар менеджерлерге қойылатындықтан, олар әрқашан шынайы жағдайды көрсетпеуге тырысатын. Бірақ қолмен есептеу табелінің 100% дәлдігіне сенімді бола алмадық».

Master Coffee басшылығы таңғы сағат 8-ден 10-ға дейін олардың бизнесінің ең қызу уақыты екенін білді. Бұл уақытта кофехана қонақтары жаңа қайнатылған кофе мен дәмді таңғы астан ләззат алуға ынталы сондықтан әрбір минут маңызды. Қызметкерлер орындарында алдын ала болуы керек, себебі кез келген кідіріс қонақтардың азаюына және компанияның беделінің төмендеуіне әкелуі мүмкін.

Master Coffee негізін қалаушыларының бірі Саят Данияров былай деп түсіндіреді: «Таңертеңгі жүйелі түрде кешігу – қонақтарымыздың азаюы. Бұл біздің сатылымдарымызға тікелей әсер етеді».

Уақытты бақылаудан басқа, желіге қызметкерлерге әділетсіз төлемдерді болдырмау үшін жұмыс уақытының жүйелі есебі қажет болды. Саят Данияров былай деп түсіндіреді: «Біз қызметкерлерге төлемдерінің жеткіліксіз немесе артық төлемдер болмайтынына сенімді болуымыз керек, сонымен қатар кімнің, қашан және қайда жұмыс істегенін нақты білуіміз керек еді».

Жұмыс кестелерін басқаруға келетін болсақ, Master Coffee бұрын көптеген мейрамханаларға ұқсас дәстүрлі әдісті қолданды. Кестелер екі аптаға алдын ала басылып шығарылып, жарияланатын. Дегенмен, қызметкерлердің ауысуы жоғары кофеханаларда кестелерді үнемі өзгертуге және қайта өңдеуге тура келді. Саят Данияров: «Кофеханалардағы қызметкерлер жиі ауысады, басқа нүктелерге ауысады немесе қызметтері жоғарылайды, сондықтан біз кестелердің өзектілігін және қолжетімділігін сақтап отыруымыз керек» деп қорытындылайды.

Дәл осы жерде clockster осы күрделі тапсырмаларды орындауға, яғни уақытты дәл қадағалауды қамтамасыз ету, жұмыс кестесінің сақталуын және кофеханалар желісі мен Master Coffee сауда компаниясының жұмысына көмектеседі. «Уақыт – ақша» ережесін біле отырып, Master Coffee уақытты дәл бақылауды қамтамасыз етіп қана қоймай, процесті ашық әрі автоматтандыратын шешім іздеді. Бұл бөлімде біз clockster бұл мәселелерді шешуге қалай көмектескенін және осы инновацияның арқасында қандай нәтижелерге қол жеткізгенін қарастырамыз.

clockster таңдауы: сенімділік пен ашықтық

Master Coffee өз іздеуін нарықта бар бірнеше нұсқаларды, соның ішінде ресейлік аналогтарды зерттеуден бастады. Алайда, Саят атап өткендей, бұл шешімдердің кемшіліктері болды: «Біз iiko-ны қолдандық, онда сіз карта арқылы тіркелуіңіз керек еді, бірақ ол жерде ыңғайсыз нәрселер көп болды, карталар әрқашан сенімді ақпарат  бермейді, қызметкерлер оларды өзара алмастыра алады.»

Master Coffee-ге clockster өкілдері хабарласқанда жағдай өзгере бастады

«Маған clockster-дің өздерін қалай таныстырғандары өте ұнады. Ол кезде картамен жазылу болды, кейін біз сізден өмір бойына лицензия сатып алдық».

Бірақ clockster-дің ұсынған бағасы ғана Master Coffee үшін таңдауға себеп болған жоқ. Саят clockster олардың қажеттіліктерін толығымен қанағаттандыратынын атап өтті: «Сіздің өзіңізді қалай ерекшелегеніңізді білмеймін, clockster бізге толығымен сәйкес келетіні анық болды: қызметкерлердің жұмыс орнында болуын оңай көруге болады, барлық деректер ашық. Қазір менеджерлер кестелерді жылдам толтырады. Қызметкерлер  жұмыс кестелеріндегі барлық өзгерістерді push-хабарландыруларында көре алады, ешкімді ескертудің қажеті жоқ.»

Master Coffee үшін clockster-дің ең пайдалы қосымша мүмкіндіктерінің бірі – алғытөлем сұрау. Саят Данияров: «Біз сұраныстарды белсенді түрде қолданамыз, олардың ішіндегі ең танымалы – алғытөлем», – дейді.

«Бізге мобильді қосымшада орналасқан орын радиусы болғаны ұнайды, яғни біз қызметкердің гақты қай орында тіркелгенін нақты білеміз. Бізге бейнекамераларды тексерудің қажеті жоқ, ал қызметкерлер тәртіп сақтайды, себебі олар бірдеңе дұрыс емес болса, біз clockster-де көре алатынымызды біледі».

clockster тек уақытты бақылау құралы ғана емес, сонымен қатар Master Coffee бизнес-процестерін оңтайландыруға және тұтынушыларға қызмет көрсетудің жоғары стандартын сақтауға көмектесетін сенімді серіктеске айналды.

Сұраныстарды басқару және шегерімдер барысындағы clockster артықшылықтары

Сlocksterді іске қоспас бұрын, Master Coffee шегерімдер туралы сұраныстарын өңдеуде үздіксіз тапсырмаларына тап болатын. Қызметкерлер менеджерге өтінім жасап немесе тіпті мәлімдеме жазатын, содан кейін олар бухгалтерия кеңсесіне жіберілетін. Бұл процесте кейде қателер орын алып тұрды: шегерімдерді өткізіп жіберуінің кесірінен қызметкерлердің жалақысын дұрыс емес есептеу жағдайлары орын алды.

clockster енгізілуімен бұл жағдай өзгерді. Саят Данияров: «Сlockster-мен біз бұл туралы (ескерту – жалақыдағы қателер) ұмыттық – сұраныстар тарихы басшылық үшін де, бухгалтерлік есеп үшін де ыңғайлы», – деп атап өтті.

Сlockster-дегі сұраныстар тарихын сақтау шегерімдерді неғұрлым ашық және тиімді басқару үшін таптырмас мүмкіндікке айналды. Енді басшылық және бухгалтерлік есеп барлық сұраныстарды, соның ішінде қаржылық сұраныстарын тарихын оңай бақылай алады, бұл ықтимал қателердің алдын алады және уақыт пен ресурстарды үнемдеуге көмектеседі.

clockster уақытты бақылау және жұмыс процесін басқарудың сенімді құралы, сондай-ақ  сұраныстар мен шегерімдердің есебін жүргізу платформасы ретінде өзінің құндылығын дәлелдеді. Бұл жай ғана құрал емес, ол Master Coffee компаниясына өз бизнесін оңтайландыруға және жаһандық мақсаттарға баса назар аударуға көмектесетін серіктес.

Сlockster арқылы бірқалыпты өту және мотивация

Master Coffee-де уақытты бақылауға арналған clockster жүйесіне көшу көпшілік күткеннен әлдеқайда жеңіл өтті. Саят Данияров өз тәжірибесімен бөлісті: «Бейімделу ұзаққа созылмады, бір-екі айдан кейін біз қазір сағаттық немесе кезеңдік жалақы төлейтін қызметкерлердің жалақысы clockster жүйесі бойынша есептелетінін айттық».

Алайда, Саят атап өткендей, қызметкерлер телефонның қуатының болмауы немесе телефонның бұзылуы сияқты мәселелерге кезігуі мүмкін. Бірақ тұтастай алғанда clockster Master Coffee қызметкерлерінің күнделікті өмірінің ажырамас бөлігіне айналды.

Бұрын кофеханалар жүйесі кешікпеген және жұмыс орнында болу жоғары рейтингін сақтайтын тәртіпті қызметкерлерді марапаттау үшін ынталандыру жүйесін қолданды.

«Біз әрқашан уақытында жұмыс істейтін, айдың немесе тоқсанның қорытындысы бойынша жоғары рейтингке ие болған қызметкерлерге ынталандыру жасадық. Бұл шынымен де мотивация болды, көпшілігі рейтингілік көрсеткіштері туралы алаңдады. Біз гейзер кофеқайнатқышы немесе кино билеттері секілді кейбір өнімдерімізді сыйға бердік.»

Master Coffee әдісінің ерекшелігі айыппұлдар жүйесі жоқ, оның орнына ескертулер мен түсіндірме жазбаларды қолданғанды ​​жөн көреді. Қызметкерлерді позитивті және өнімді жұмыс ортасын құруға ынталандыру әрқашан басты назарда болды.

clockster Master Coffee уақытын бақылау процестерін жеңілдетіп қана қоймай, сонымен қатар олардың қызметкерлер арасында жоғары тәртіп пен мотивацияны көтеруге деген ұмтылысын қолдайды.

Көрінетін нәтижелер: тәртіп пен ашықтық жақсаруы

Бағдарламаны жүзеге асырғаннан кейін нақты нәтижелерді анықтау Master Coffee сәтті шешетін міндетке айналды. Саят Данияров: «Кешігулер азайып, тәртіптің жақсарғанына сенімдімін, менің ойымша, 30-40% -дерлік өстік».

Саят бұл құбылысты маңызды психологиялық аспекті ретінде түсіндіреді. Бұрын жұмысшылар жұмысқа таңертең ерте келетін болса, кешігіп қалу қаупі әрқашан жоғары болатын. Дегенмен, clockster жүйесі енгізілген кезде психологиялық фактор негізгі рөл атқара бастайды: «Таза психологиялық тұрғыдан қызметкер, біріншіден, белгі қою керек екенін біледі, екіншіден, белгілерді тиісті басшылар көреді. Бұл, әрине, кейінгі жұмысқа әсер етеді».

Тәртіпті жақсартудан басқа, clockster жалақы төлеу процесін қарапайым және ашық етті.

“Сlockster арқылы біз ерте кетулер мен үстеме жұмыстарды да көреміз. Менің ойымша, қаржы бөліміне жалақыны есептеу оңайырақ болды; барлық сағаттық есептерді жалақы есептеріне айналдыру оңай.”

Бұл өзгерістер жалақыны есептеуді әділетті және ашық етті, бұл қызметкерлердің қанағаттануына ықпал етеді және олардың тәртіпті жұмыс істеуге ынтасын арттырады.

Клиенттердің Қанағаттанушылығына clockster Әсері

clockster Master Coffee тұтынушыларының қанағаттанушылығына тікелей әсер етті. Саят жүйенің клиенттік беделге қалай әсер еткенін атап көрсетеді: «Бізде операторлар қоңырауларға жауап беретін интернет-дүкен бар. Егер біреуі кешігіп қалса, клиенттің екінші қызметкерге қосылады немесе ол мүлдем жауапсыз қалады. Бұл, тиісінше, біздің қызмет көрсету деңгейіне әсер етеді.”

Master Coffee кофеханаларында да жағдай ұқсас: есіктерде жұмыс уақыты көрсетілген, ал тұтынушылар кофехана жұмыстың алғашқы минуттарынан бастап оларға қызмет көрсетуге дайын болады деп күтеді.

«Егер есікте 7.14-тен бастап ашықпыз деп жазылып тұрса, ал бұл уақытта есік жабық болса, қонақ сағат нешеде ашатынымыз белгісіз болса, бізге не үшін келу қажет деген ой түйеді. Немесе одан да сорақысы қонақ бізге арнайы мысалы, қыста басқа ауданнан келеді, ал есік жабық. Әрине, бұл жағымсыз әсер қалдырады».

Сlockster жүйесін енгізу арқылы менеджерлер мен қызметкерлер жұмыс уақытын сақтауда тәртіпті және дәлірек болды. Бұл www.mastercoffee.kz интернет-дүкеніндегі және кофеханалардағы менеджерлердің үздіксіз жұмыс істеуін қамтамасыз етеді, бұл өз кезегінде тұтынушылардың Master Coffee брендін қабылдауын жақсартады.

clockster уақытты бақылау мен жалақыны оңтайландыру құралы ғана емес, сонымен қатар нарықта жоғары беделді сақтаудың маңызды элементі болды.

Сlockster Қосымша Мүмкіндіктері: Қарапайымдылық Және Ыңғайлылық

Негізгі уақытты бақылау функцияларына қоса, Master Coffee clockster беретін қосымша мүмкіндіктерді бағалайды. Осындай мүмкіндіктердің бірі жұмыс процесінің ажырамас бөлігіне айналған сұраныстар болып табылады. Саят айтуынша: «Сlockster қосымша функцияларының ішінде біз Сұраныстарды ұнатамыз және белсенді түрде пайдаланамыз».

Сlockster-дегі сұраныстар қызметкерлер мен басшылық арасындағы ішкі байланысты жеңілдетіп, байланыс процесін ашық әрі тиімді етеді.

Тағы бір пайдалы мүмкіндік – Хабарландырулар. Олар қызметкерлерді маңызды оқиғалар, алдағы демалыс күндері және компания жаңалықтары туралы жылдам және тиімді хабардар етуге мүмкіндік береді. Сондай-ақ компания қызметкерлердің туған күндерін бақылау үшін clockster-ді пайдаланады, бұл достық атмосферасын сақтауға және командалық рухты нығайтуға көмектеседі.

Алайда, Саяттың пікірінше, clockster-дің маңызды қосымша функцияларының бірі – электронды құжаттарды сақтау мүмкіндігі: «Біз кейбір құжаттарды clockster-де сақтаймыз. Электрондық құжаттарды кофехана үшін ортақ деректер базасында сақтау өте маңызды, әсіресе медициналық анықтамалар немесе кейбір ережелер туралы құжаттар».

clockster өзінің құндылығын Master Coffee-нің әртүрлі қажеттіліктерін қанағаттандыратын және деректерді басқару мен байланыстырудың сенімділігі мен жеңілдігін қамтамасыз ететін әмбебап құрал ретінде көрсетуді жалғастыруда.

Master Coffee Мен clockster Арасындағы Сәтті Серіктестік

Қазақстандағы Master Coffee кофеханалар желісіндегі clockster жүйесінің іс жүзінде қолдану туралы мақаламызды қорытындылай келе, бұл серіктестік барлық үміттерді ақтап, компанияның бизнесіне оң әсер етті деп айта аламыз. Қазір компания Қазақстанның көптеген ірі қалаларынан, сондай-ақ көршілес елдерден өз брендімен Specialty кофеханалар франшизасын ашу туралы өтініштерді тұрақты түрде қабылдауда.

2020 жылдың наурыз айында clockster енгізілгеннен бері Master Coffee жұмыс уақытын басқарудағы тәртіп пен тиімділіктің артқанын көрсетті. Бұл жүйе қызметкерлер мен басшылықтың күнделікті өмірінің ажырамас бөлігіне айналды, уақытты есепке алу мен жалақыны есептеуде дәлдік пен сенімділікті қамтамасыз етеді.

Желі негізін қалаушылардың бірі Саят Данияров clockster жұмыс процестерін оңтайландырып қана қоймай, сонымен қатар интернет-дүкен мен кофеханаларға көмектесіп, тұтынушылардың қанағаттанушылығына оң әсер еткенін атап өтеді. Ол жақын арада бағдарламаға көбірек пайдалы құралдар мен жаңартулар қосылады деп үміттенеді.

Уақытты бақылаудың негізгі функцияларынан басқа, clockster сұраныстар, хабарландырулар және электрондық құжаттарды сақтау сияқты бірқатар қосымша мүмкіндіктерді қамтамасыз етті, бұл компаниядағы ішкі байланысты тиімдірек және ашық етті.

Осылайша, Master Coffee және clockster серіктестікті нығайтып, екі компанияның өсуі мен дамуы үшін қолайлы жағдай жасай отырып, табысты ынтымақтастықты нығайтуда. clockster уақытты бақылау және жұмыс процесін басқарудың сенімді құралы ретінде өзінің құндылығын дәлелдеуді жалғастыруда, бұл Master Coffee-ге тұтынушыларға қызмет көрсетудің жоғары стандартын сақтауға және өз бизнесін тиімді басқаруға көмектесіп келеді.