B&B Coffee House-та Персоналды басқару және уақытты есепке алу: clockster Ташкенттегі кофеханалар желісін қалай өзгертті

Кофе мекемелерінің қазіргі әлемінде бәсекелестік үздіксіз өсуде, ал персоналдың жұмыс процестерін басқару және оңтайландыру табыстың негізгі факторларына айналуда.

8-ден астам дүкені және 200-ден астам қызметкері бар Ташкенттегі ең танымал кофе желілерінің бірі B&B Coffee House 2021 жылы clockster персоналды басқару жүйесіне қосылуға шешім қабылдады.

2015 жылы негізі қаланған B&B Coffee House дәмді тағамдарымен, сапалы кофесімен және жағымды атмосферасымен тез танымал болды. Дегенмен, филиалдар мен қызметкерлер санының артуымен тұтынушыларға қызмет көрсету мен қанағаттанудың жоғары деңгейін қамтамасыз ету үшін қызметкерлердің жұмыс процестерін тиімдірек басқару қажеттілігі туындады.

2021 жылы B&B Coffee House-тың clockster-ге қосылуы осы кофеханалар желісі үшін де, Өзбекстандағы clockster үшін де маңызды оқиға болды. Олар clockster-ді өз еліне енгізген алғашқы ірі клиенттеріміздің бірі болды. Бұл мақалада біз clockster B&В Coffee House-қа жұмыс процестерін оңтайландыруға, қызмет көрсету сапасын жақсартуға және филиалдарының тиімділігін арттыруға қалай көмектескенін қарастырамыз.

clockster-ға жолы: жұмыс процесін басқару эволюциясы

Бұл тарауда біз B&B Coffee House желісінде clockster персоналды басқару жүйесін енгізу процесін, олардың жұмыс процесін басқару тарихынан бастап, clockster-ді олардың жұмысының ажырамас бөлігіне айналдырған шешімдерге дейін қарастырамыз.

Тамақтандыру мансабымды жұмыс уақытын қолмен жазу: адам факторының мәселелері

Бастапқыда, көптеген басқа кофеханалар сияқты, B&B Coffee House-та ескі, қолдан жасалған жұмыс істейтін уақытты есепке алу жүйесі болған. Қызметкерлер өздерінің келулері мен кетулерін табельде белгілеп, жазбаның жанына өз қолтаңбаларын қойған.

“Әрине, өмірде болғандай, қол табелін пайдалану кезінде кейбір жеңілдіктерге жол берілуі мүмкін. Ақыр соңында, біз бәріміз адамбыз. Мен өзімнің тамақтандыру мансабымды даяшы, содан кейін администратор және менеджер ретінде бастадым. Сондықтан мен мұның қалай болатынын жақсы түсіндім. Бұл саланың табиғаты.”

B&B Coffee House кофеханалар желісінің құрылтайшысы Джахонгир Умаров қолдан жасалған табельдердің мәселелерімен бөлісті: “Негізінен уақытты есепке алу процестері қолмен жүргізілген кезде, басшылықта білмеген мәселелер пайда болады. Неліктен? Өйткені таңертең сіз жұмысқа келіп, сатылымның аз немесе тіпті жоқ екенін көргенде, қызметкерлерден: “Не болды, неге клиенттер аз?” деген кезде, жауап әдетте стандартты болатын: “Клиенттер болған жоқ”. Өйткені, ешкім жұмысқа кешігіп келгенін мойындамайды. Клиенттер жеткілікті болса да, ақтау әрқашан дайын болатын.

Қолдан жасаған табельден clockster-дің бәсекелесіне ауысу және кездескен қиындықтар

Қолдан жасалған жұмыс уақытын есепке алу жүйесін ұзақ уақыт қолданғаннан кейін, B&B Coffee House автоматтандырылған жүйеге (біздің бәсекелесімізге) көшуді шешті. Бұл олардың жұмыс операцияларын жетілдірудегі маңызды қадам болды, бірақ белгілі болғандай, ол бірқатар қиындықтармен кездесті.

“Бәсекелестеріңіздің жүйесін пайдалану кезінде біз кездестірген бірінші және ең маңызды мәселе қызметкерлердің кестесі мен күнтізбесін енгізудің қиындығы болды. Бұл деректерді енгізу процесі өте ыңғайсыз және уақытты қажет етті. Бұл ақпарат көлемін ескере отырып, өте ыңғайсыз болды.”

Сонымен қатар, бұл жүйеде B&В Coffee House қызметкерлері өздерінің келулерін код арқылы енгізді. Бұл манипуляциялар мен қателіктер үшін кейбір мүмкіндіктер берді, өйткені бір қызметкер екіншісін белгілей алды. Бұл түсініксіздік айтарлықтай проблемаға айналды.

“Бір жылдан кейін бұл мәселені шешу үшін біз саусақ ізін оқу құралын орнаттық. Алайда, бұл жүйе де кемшіліктерсіз болған жоқ. Кейде жүйе дұрыс жұмыс істемеді, бұл қосымша қолайсыздықтар тудырды және уақытты есепке алу процесін баяулатты.”

Тамақтану индустриясындағы қызметкерлердің жоғары айналымы мен қызметкерлердің ауысуын ескере отырып, алдыңғы жүйені пайдалану мәселелері айқынырақ болды. Жұмысшылар көбінесе жүйенің істен шығуына назар аудармай және келуді рәсімдемей жұмыс орындарына кетіп қалатын. Бұл B&B Coffee House басшылығын іс жүргізуге және қателерді түзетуге уақыт бөлуге мәжбүр етті.

clockster-дің басқа бәсекелесіне көшу және жаңа мәселелер пайда болу

“Содан кейін біз басқа жүйеге көшуді шештік және бізде назар аударуды қажет ететін тағы бір маңызды зат пайда болды. Екінші жүйеде жұмыс ауысымының кестесі біздің уақыт қажеттіліктерімізге сәйкес келмеді.”

Бұл жүйеде (clockster-дің бәсекелесінде) жұмыс ауысымы тәулігіне 12-ден 12-ге дейін есептелді. Бірақ B&B Coffee House мекемелерінің бірі түнгі үшке дейін жұмыс жасайды. B&B Coffee House басшылығының талаптары 18:00-де басталып, түнгі 3:00-де аяқталатын үздіксіз ауысым болғанын қалады. 

Алайда, бұл жүйе мұндай ауысымды бірнеше фрагменттерге бөлмей-ақ орнатуға мүмкіндік бермеді, мысалы: 18:00-ден 00:00-ге дейін және 00:00-ден 03:00-ге дейін. Бұл түсініспеушілікті тудырды.

“Біз әрқашан бағдарламалар бизнеске қажет жұмыс істеуі керек деп ойладық, керісінше емес. Бағдарламалар бизнесті өз процестерін өзгертуге мәжбүрлемеуі керек. Жақсы бағдарламалық жасақтама бизнесті қиындатудың орнына ыңғайлы және тиімді етуі керек. Бұл біз үшін өте маңызды. ”

B&B Coffee House басшылығы клиенттік жағын ескере отырып жасалған, бірақ мейрамхана бизнесінің ерекшеліктерін жеткілікті түрде ескермейтін басқа шешімдер мен өнімдерге жиі тап болады. 
“Бағдарламалық жасақтамаға үш есе көп күш пен уақыт жұмсауға тура келгенде, біз ойлана бастаймыз:” бұл технологияның мәні неде?”Біз өз жұмысымызды жеңілдету және жеделдету үшін осы құралдардың барлығын енгізіп жатырмыз. Біз IT үшін емес, бизнесімізді тиімдірек ету үшін пайдаланамыз.”

clockster енгізуге дейінгі негізгі мәселелер

Джахонгир Умаров таңғы сағат 10 немесе 11-де ашылатын кәдімгі мейрамханаларда келушілердің аз екенін атап көрсетеді, өйткені мейрамханаларға келушілер әдетте түскі асқа жақынырақ келеді.

“Дегенмен, кофеханаларда жағдай сәл өзгеше және біздің қонақтар жұмыс күні басталмай тұрып-ақ келуі мүмкін. Кейде адамдар балаларын мектепке ертіп бара жатқанда кофеханаға тоқтайды. Олар кіріп, кофе немесе таңғы ас ішіп, жұмысқа кетеді.”

Тіпті сәл кешігіп қалу немесе ерте кету кофехананың беделі мен ұзақ мерзімді табысына айтарлықтай әсер етуі мүмкін. Мысалы, егер келуші бірнеше рет келіп, кофехананың жабық екенін көрсе, бұл клиенттің толық жоғалуына әкелуі мүмкін. Тәртіп пен ұқыптылық клиенттерді қанағаттандыруда және мекеменің тұрақты беделін қалыптастыруда маңызды рөл атқарады.

“Ерте кету тақырыбын көтере отырып, біз әрқашан қызметкерлерге егер клиенттер аз болса, олар мекемені уақытында жауып үлгеру үшін тазалау процесін бастай алатынын айттық. Бұрын, қолдан жасалған табельді қолданған кезде, қызметкерлер өздерін кешірек кеткендерін көрсете алатын. Бұл шатасуды тудыруы мүмкін және бақылаудың жоғалуына әкелуі мүмкін.””

clockster енгізілгенге дейін B&B Coffee House-та болған тағы бір маңызды мәселе – жұмысқа баруды есепке алу және жалақы төлеу. Филиалдардың әрқайсысында әр әкімші осы тапсырмаға аптасына 3 сағат жұмсайтын. Әр түрлі міндеттер жүктелген филиал директорлары үшін бұл өте ауыр жүк болатын.

“Мен үшін, айтпақшы, ең жоғары жалақы алатын филиалдардың директорлары осындай күнделікті тапсырмаларға көп уақыт жұмсауға мәжбүр болғаны қолайсыз болды. Филиал директорлары залда болуы керек, ағымдағы міндеттерді шешуі керек және қызметкерлердің белгілерін санауға бірнеше сағат жұмсамай, клиенттерге сапалы қызмет көрсетуі керек.”

Адалдық, Тиімділік және Ыңғайлылық: B&B Coffee House clockster-ге ауысу

“Өзбекстандағы өкіліңіз маған қоңырау шалып, кездесуді ұсынғаны есімде. Ол жүйенің барлық артықшылықтарын айтты. Шынымды айтсам, мен күмәнмен қарадым. Мен басқа ұқсас шешімдерді қолданып көрдім және ештеңе менің күткеніме сәйкес келмеді. Алайда, мен clockster-ге мүмкіндік беріп, оны сынап көруді шештім.”

Кофеханалар желісінің құрылтайшысы Джахонгир Умаров былай дейді: “clockster-де мені таң қалдырған және қуантқан нәрсе – сынақ мерзімін өткізу мүмкіндігі. Көптеген компаниялар келісімшартқа қол қоюды және Қызметтерді бірден төлеуді ұсынатын, бірақ clockster бізге жүйені біраз уақытқа ақысыз бағалауға мүмкіндік берді. Сіздің тарапыңыздан бұл адалдық біздің шешіміміздің маңызды факторы болды.”

“Және мені таң қалдырғагы clockster қолдау қызметінің жұмысы. Менеджерлер біздің сұрауларымызға тез жауап берді және әртүрлі мәселелерді шешуге көмектесті. Бізде қосымшаны пайдалану бойынша параметрлер мен сұрақтар бойынша қиындықтар туындады, Ал қолдау қызметкерлері әрдайым байланыста және көмектесуге дайын.”

Қазір B & B Coffee House-та бір адам барлық филиалдары үшін жұмысқа баруды есепке алуға және жалақы төлеуге жауапты. Бұрын филиалдың әрбір әкімшісі мұны өз бетінше жасап, аптасына үш сағатқа дейін жұмсайтын. “clockster көмегімен біз қызметкерлеріміздің аптасына 20 сағат жұмыс уақытын үнемдейміз.”

Маңыздысы, clockster белгілердің орналасуын бақылау мүмкіндігін ұсынады. Бұл дегеніміз, адам жұмыс аймағынан тыс жерде тіркеле алмайды, бұл қосымша тәртіпті қамтамасыз етеді және кешігу мен ерте кету мүмкіндігін азайтады. 

“Біз сондай-ақ clockster арқасында кешігу жағдайлары шамамен 10% – ға азайғанын байқадық! Қызметкерлер жүйенің бұзушылықтарға жол бермейтінін және олардың жалақысы мен мансаптық өсуіне әсер етуі мүмкін екенін түсінді. Бұл ұқыптылыққа қосымша ынталандыру болды.”

B&B Coffee House желісінде clockster-дің қосымша мүмкіндіктері 

clockster уақытты есепке алудың ыңғайлы құралы ғана емес, сонымен қатар әртүрлі процестерді басқаруда пайдалы көмекші болды. B&B Coffee House белсенді қолданатын кейбір қосымша мүмкіндіктерді қарастырайық.

Электрондық Құжаттарды Сақтау

clockster-дің маңызды ерекшелігі – медициналық анықтамалар мен қызметкерлердің фотосуреттері сияқты электрондық құжаттарды сақтау мүмкіндігі. 

“Бұрын бухгалтерияға қажетті құжаттарды ұсыну үшін оларды басып шығарып, кеңсеге апару керек болатын. Қазір бәрі әлдеқайда қарапайым. Филиал менеджері қажетті құжаттардың бар-жоғын оңай тексеріп, қажет болған жағдайда оларды басып шығара алады. Түнгі қоңыраулар мен қажетсіз уайымдар жоқ – бәрі кез келген ыңғайлы уақытта қол жетімді. Әдетте, бұл тіпті қажет емес, өйткені барлық құжаттар электронды түрде қол жетімді,” – кофеханалар желісінің құрылтайшысы, Джахонгир Умаров.

Туған күн туралы еске салу

Бұл clockster-дің функциясы ірі компаниялардағы қызметкерлерге әрдайым әріптестерінің есте қаларлық оқиғаларына қатысуға мүмкіндік береді. Бұл еске салу ғана емес, сонымен қатар ұжымда жылы және достық атмосфераны құру тәсілі. 

Телефон нөмірлері бар қызметкерлердің тізімі

clockster қызметкерлердің тізімдерін телефон нөмірлерімен ыңғайлы сақтауға көмектеседі, сонымен қатар қазіргі уақытта кім жұмыс істейтіні туралы ақпарат береді.

“Қызметкерлердің әртүрлі тізімдерін пайдалану біздің уақытымыз бен күшімізді айтарлықтай үнемдеді. Енді біз дұрыс қызметкерді оңай тауып, олармен байланыса аламыз. Бұл әсіресе маңызды, өйткені бізде көптеген филиалдар бар және қазіргі уақытта кім жұмыс істейтінін әрдайым біле бермейміз.”

Қызметкерлер арасында жаңа жүйеге бейімделу

Кез келген жаңа жүйені енгізу кезінде әрқашан белгілі бір қиындықтар туындайды және clockster да ерекшелік емес.

“Біздің қызметкерлер бұрынғы жүйелермен байланысты тәжірибені қайталауы мүмкін қателіктер мен сәтсіздіктерден қорқып, белгілі бір алаңдаушылықты сезінді. Біз жаңа жүйенің сенімділігіне көз жеткізу үшін қағаз белгілерімен және clockster-мен қатар бір ай жұмыс жасадық.”

Алайда, екінші айда B&B Coffee House қағаз табельдерден бас тартып, clockster-ге толығымен көшу туралы шешім қабылдады. Бұл басшылық үшін маңызды қадам болды, өйткені филиал директорлары қолмен есепке алуға көп уақыт жұмсай алмады. Мейрамхана бизнесінде әр минут маңызды және директорлар қызметкерлердің жалақысын қолмен есептеуге бірнеше сағат жұмсамай, клиенттерге қызмет көрсететін залда болуы керек еді.

“Өтпелі кезеңнің басында кішігірім түсініспеушіліктер болды және кейбір қызметкерлер жүйеде өздерінің жұмысқа келуін белгілеуді ұмытып кететін. Біз түсіністікпен қарап, қателерді түзетуге мүмкіндік бердік. Алайда, екі айдан кейін біз қатаң ережені енгіздік: біз тек clockster арқылы жұмыс істейміз және қолмен белгілерді түзету енді қабылданбайды.”

Қазіргі уақытта жағдай тұрақтанды және B&B Coffee House жалақыны тек clockster деректері негізінде есептей бастады. Бұл басшылыққа айтарлықтай уақыт пен ресурстарды үнемдеуге мүмкіндік берді. Қазіргі уақытта clockster мен B&B Coffee House арасындағы ынтымақтастық бизнеске пайдалы және тиімді.

B&B Coffee House-тың clockster-мен тәжірибесі туралы қорытындысы мен шолуы

“clockster жүйесімен жұмыс істеу барысында біз B&B Coffee House кофеханалар желісін басқарудың тиімділігін арттырып қана қоймай, шығындарды да айтарлықтай қысқарттық. Ай сайын, clockster біздің бизнес үшін өзінің құндылығы мен қайтарымдылығын көрсетті. Біз бұл жүйеге инвестиция салу ұзақ мерзімді және тиімді шешім екеніне көз жеткіздік.”

Джахонгир Умаров, кофеханалар желісінің құрылтайшысы: “clockster-ді қабылдау бағасы, әсіресе оның барлық артықшылықтарын ескере отырып, қол жетімді болды. Бұл жүйемен жұмыс істеу тәжірибесінің оң болғаны сонша, біз оны Өзбекстандағы және одан тыс жерлердегі басқа кәсіпкерлерге қуана ұсынамыз.”

clockster B&B Coffee House үшін сенімді және таптырмас құралға айналды, бұл оларға кестелерді тиімдірек басқаруға, қызметкерлердің жұмыс уақытын бақылауға және жұмыс орнындағы тәртіпті жақсартуға мүмкіндік берді. B&B Coffee House сонымен қатар электрондық құжаттарды сақтау және қызметкерлер туралы ақпарат сияқты жүйенің қосымша мүмкіндіктерін пайдаланды, бұл олардың жұмысын одан да ыңғайлы және мөлдір етті.