Личный ассистент: кто это и чем он занимается?

Личный ассистент — это человек, ответственный перед руководителем как в рабочих, так и в личных вопросах. Предприниматели или директора, в силу своей занятости, нуждаются в человеке, который поможет им организовать часть их работы. Именно для этого и нужен ассистент.

Звучит как работа секретаря, не так ли? Но на самом деле это два разных вида деятельности, особенно с точки зрения масштаба задач. Узнайте больше из этой статьи:

Кто такой личный ассистент?

Те, кому доверяют помогать в личных вопросах и выполнении различных задач, называются ассистентами. Как следует из названия, обычно они подчиняются только одному человеку и часто считаются его «правой рукой».

Разница между секретарём и ассистентом

Часто их считают одним и тем же, но на самом деле у секретарей и ассистентов есть немало различий: в масштабе работы, обязанностях и сложности задач.

Секретарь обычно занимается офисной административной работой: управление финансами, переписка, документооборот и т. д. В то время как обязанности ассистента гораздо шире.

Хотя в части административных задач их функции могут пересекаться, ассистент также занимается личными потребностями руководителя: контролирует его аккаунты, читает и отвечает на письма, организует встречи, бронирует билеты и отели и многое другое.

Что касается ответственности, у секретаря нет прямой связи с руководителем. Ассистент же подчиняется напрямую и должен глубоко понимать работу своего начальника, учитывая их тесное взаимодействие.

С точки зрения сложности, работа секретаря чаще рутинная, тогда как у ассистента задачи более динамичные и разнообразные. Например, интенсивность встреч с разными людьми может меняться день ото дня. Кроме того, от ассистента требуется оперативность.

Обязанности личного ассистента

Главная задача ассистента — помогать руководителю сосредоточиться на приоритетных делах. Вот основные обязанности личного ассистента:

Организация графика

Ассистент управляет расписанием руководителя, включая встречи с клиентами и партнёрами. Важно уметь грамотно планировать время, чтобы избежать накладок.

Посредник в коммуникации

Ассистент находится между руководителем и клиентами или сотрудниками компании. Он отвечает на звонки и письма, а также обрабатывает входящие запросы.

Работа с документами

Ассистент систематизирует различные документы, включая отчёты о расходах и доходах компании. Также в его обязанности входит обеспечение сохранности как бумажных, так и цифровых архивов.

Подготовка отчётов и заметок

Во время встреч ассистент фиксирует ключевые моменты, а затем предоставляет отчёт руководителю. Также он готовит отчёты по презентациям и записывает важные детали.

Навыки личного ассистента

Для работы ассистентом не всегда требуется определённое образование. Гораздо важнее обладать следующими навыками:

Тайм-менеджмент и организованность

Ассистенту приходится выполнять множество задач, связанных с организацией работы руководителя. Поэтому важно уметь грамотно распоряжаться временем.

Внимание к деталям

Не менее важно замечать мелочи. Упущенная задача может нарушить рабочий процесс и повлиять на профессиональную репутацию руководителя или коллег.

Коммуникабельность

Навыки общения крайне важны: ассистент должен чётко передавать указания, вежливо общаться с клиентами и грамотно отвечать на письма.

Знание необходимых программ

Чтобы ускорить работу, ассистент должен уметь пользоваться различными программами: таблицами, календарями, базами данных, инструментами для презентаций и т. д.

Умение реагировать на ситуации

Ассистент должен уметь оценивать обстановку: понимать, когда руководителю нужна помощь, вовремя реагировать и аргументированно высказываться. Также важно сохранять спокойствие и конфиденциальность.

Советы для личного ассистента

Если вы хотите стать ассистентом, следуйте этим рекомендациям:

• Приходите раньше. Ассистенту важно приходить заранее, чтобы подготовить всё необходимое для руководителя: проверить порядок на столе, в комнате и наличие всех документов.
• Работайте быстро. Как доверенное лицо, вы должны уметь расставлять приоритеты и выполнять задачи оперативно.
• Будьте харизматичны. Вам предстоит общаться с множеством людей, поэтому важно производить приятное впечатление.
• Наладьте контакт с руководителем. Умение выстроить хорошие отношения и коммуникацию — одно из ключевых качеств ассистента.
• Будьте гибкими. Иногда придётся выполнять срочные задачи, поэтому важно быть готовым к неожиданностям.
• Следите за внешним видом. Опрятность важна, так как вы будете представлять руководителя перед партнёрами и клиентами.

Ассистент — это один из самых доверенных людей руководителя. Конечно, это связано с высокой ответственностью и сложными задачами. Заинтересовались? Посетите Clockster для получения дополнительной информации!