Что такое должностная инструкция? Определение и как её составить

Работая в компании, вы познакомитесь с различными должностями и их описаниями. В этом контексте описание — это дополнительная информация, содержащая детали роли человека на конкретной позиции.

Описание важно не только для сотрудников, но и для соискателей, которым стоит обращать на него внимание. Хотя понятия часто путают, на самом деле описание и спецификация должности — это разные вещи.

Хотите узнать больше об этих двух понятиях? Clockster подготовил для вас краткий обзор.

Что такое описание должности?

Описание — это письменное объяснение позиции, которое, как правило, содержит обязанности и функции сотрудника на этой должности.

Для компании это руководство, подготовленное заранее, чтобы облегчить организацию и сделать обязанности сотрудников более понятными.

Различия между описанием должности и спецификацией

Помимо термина jobdesc (сокращение от job description), вы могли слышать слово “спецификация”. Однако знали ли вы, что спецификация и описание — это разные понятия?

Основное различие между ними заключается в значении и функции. Как известно, описание — это информация о действиях человека на конкретной должности. А спецификация — это перечень квалификаций, необходимых для выполнения определённой работы.

Что касается функций: описание помогает понять детали конкретной позиции, тогда как спецификация помогает подобрать нужные квалификации для достижения целей компании.

Функции описания должности

Помимо подробного объяснения обязанностей на позиции, описание выполняет ещё несколько важных функций.

Для компаний

Для сотрудников и соискателей

Как составить описание должности?

Хорошее описание должности должно быть чётким и подробным. Обычно оно включает несколько ключевых элементов. Вот основные из них:

Краткое описание

При составлении описания можно начать с краткого резюме. Это позволит сразу понять суть работы.

Цель должности

Каждая позиция имеет свои цели. В описании указывается, какие задачи должен достичь сотрудник.

Основные задачи

У каждого сотрудника разный набор обязанностей. Чтобы упростить понимание, важные задачи должны быть чётко описаны.

Пример описания должности

Теперь вы знаете, что такое описание должности и зачем оно нужно компании. Для лучшего понимания рассмотрим несколько примеров, которые можно использовать в качестве ориентира:

Пример описания и спецификации: отдел маркетинга

Краткое описание

Команда маркетинга отвечает за продвижение продукции компании.

Цель

Основная цель команды маркетинга — увеличение продаж. Дополнительные задачи включают разработку дизайна, продвижение и общение с клиентами.

Задачи

Некоторые задачи, выполняемые в команде маркетинга:

• Проведение маркетинговых исследований
• Поиск клиентов
• Поддержание хороших отношений с потребителями
• Контроль качества коммуникаций в маркетинге

Требования

• Минимум степень бакалавра в области управления бизнесом
• Опыт работы в смежной сфере не менее одного года
• Высокий уровень инициативности
• Хорошие коммуникативные навыки
• Навыки мозгового штурма
• Креативность
• Умение работать в стрессовых условиях
• Готовность к командной работе

Пример описания и спецификации: отдел HR

Краткое описание

Отдел HRD отвечает за управление персоналом и поддержание качественной внутренней коммуникации.

Цель

Основная цель HRD — выстраивание здоровой коммуникации в коллективе. Все процессы, касающиеся взаимодействия между сотрудниками, входят в зону ответственности HRD.

Задачи

• Некоторые задачи, выполняемые в HRD:
• Проведение регулярных встреч между сотрудниками
• Минимизация внутренних конфликтов
• Найм новых сотрудников

Требования

• Минимум степень бакалавра по психологии или коммуникациям
• Опыт работы не менее одного года
• Высокий уровень инициативности
• Отличные коммуникативные навыки
• Любовь к взаимодействию с новыми людьми

Теперь вы понимаете, что такое описание должности и чем оно отличается от спецификации. Для соискателей эта информация поможет избежать недопонимания при устройстве на работу.

А для компаний важно указывать и описание, и требования в объявлении о вакансии. Когда компания и кандидат находятся на одной волне, рабочие процессы проходят значительно легче.