ВкусМарт: Оптимизация бизнес-процессов сети с использованием системы clockster: Интервью с экспертами

Сеть столичных супермаркетов “ВкусМарт” – это узнаваемый бренд с более чем тридцатилетней историей успешной деятельности в столице Казахстана, городе Астана. “ВкусМарт” известен своим богатым ассортиментом, включающим более 20.000 наименований продуктов, а также специализированными отделами кулинарии и кондитерских изделий. С момента своего основания в 1992 году сеть постоянно расширяется и на данный момент включает в себя 11 магазинов и собственное производство.

В поисках современных решений для улучшения управления бизнес-процессами и обеспечения более эффективной работы, “ВкусМарт” обратился к инновационной системе clockster. В этой статье, мы представим интервью с двумя ключевыми специалистами – Галиной Васильевой, главным HR менеджером “ВкусМарт”, и Михаилом Беднер, директором  IT отдела , чтобы узнать, как система clockster помогла оптимизировать операции сети “ВкусМарт” и добиться еще больших высот в мире розничной торговли.

Эволюция учета рабочего времени с clockster

В процессе интервью с представителями сети “ВкусМарт” – Галиной Васильевой и Михаилом Беднер, мы ближе познакомились с тем, каким образом ранее осуществлялся учет рабочего времени в компании до внедрения системы clockster.

С внедрением системы clockster в сети “ВкусМарт” произошли значительные изменения в организации учета рабочего времени. Ранее процесс осуществлялся традиционным способом через ручные табели, ведение которых требовало значительных человеческих ресурсов и времени. Главный HR менеджер, Галина Васильева, делится своим опытом:

Как был организован процесс учета рабочего времени ранее? Ну, как обычно, наверное, через табеля с подписями. Конечно, мы понимали, что это недостоверные данные, иногда приходилось даже прибегать к видеонаблюдению.

Этот метод не только требовал отдельного сотрудника для ведения учета, но и представлял собой трудности в случае распределенной структуры компании. Сеть “ВкусМарт” входит в консорциум “Беркат”, состоящий из нескольких ТОО, что делало процесс управления трудовым временем более сложным и подверженным ошибкам.

“Поступило предложение ко мне от Билайна, ваших партнеров в прошлом. У нас стояла задача убрать, как по-моему, журналы, которые пишутся от руки. Как технический специалист бы для меня это было очень скверно смотреть на все это дело на объектах.” – продолжает Михаил, подчеркивая неэффективность ручного ведения журналов о посещаемости.

Большим плюсом было то, что это наша казахстанская система. Я как бы сказать патриот своей страны. И тем более, если вижу, что есть хорошие вещи, которые делают технари, я смотрю на них, сначала выделяю казахстанский сегмент, а потом уже остальные.

“У нас получился симбиоз, бухгалтерия хотела контролировать четкую посещаемость для почасовой оплаты, а тут в clockster есть такое решение.” – подчеркивает Михаил, указывая на то, как система clockster удовлетворила не только потребности в учете времени, но и дополнительно повлияла на поведенческие аспекты внутри организации.

Система clockster позволила сети “ВкусМарт” перейти от ручного учета к автоматизированной системе, что существенно повысило эффективность управления рабочим временем. Новая система не только упростила процесс, но и сделала его более прозрачным и надежным. 

На данный момент их сейчас 11 магазинов и собственное производство. У нас собственное производство это кулинарное производство ‘Гастрономия вкуса’, кондитерское производство ‘Вкусная история’ и пекарня ‘Вкус хлеба’. У нас сейчас еще отдельный такой проект “Булочки на улочке”, сеть уличных павильонов. Сейчас в каждом магазине и на каждом производстве есть clockster. Это 1000 человек.

С clockster “ВкусМарт” успешно интегрировал систему учета рабочего времени в различные подразделения, обеспечивая единый и надежный механизм управления рабочим временем для более чем 1000 сотрудников по всей компании.

Инновационные решения clockster для повышения эффективности и дисциплины в “ВкусМарт”

“Если брать офисников, они все через мобильное приложение clockster отмечаются. А персонал по девайсу.” – подчеркивает Галина Васильева. Этот подход обеспечивает удобство и гибкость для сотрудников в офисе, которые могут легко и быстро регистрировать свое присутствие с помощью мобильного устройства. С другой стороны, персонал на производстве воспользуется девайсами с определением лица, что приносит эффективность в процесс учета времени:

На производстве у нас стоят девайсы с определением лица, с которым – подошел, отметился и дверь открывается на производстве только через отметку.

Это интегрированное решение с определением лица и автоматическим доступом к помещению, значительно упрощает процесс учета времени и обеспечивает безопасность в ограниченных зонах.

“На производстве стоят 2 устройства, одно на приход, другое – на выход. Нам нужно сделать максимально простую систему с магнитной дверью, clockster нам в этом помог. Мы даже отслеживаем время на перекуры. Галина, наверное, сказала, что на производствах зарплата идет почасовая, и соответственно отнимается время на перекуры.” – рассказывает Михаил.

“Получается, мы используем 3 вида clockster – мобильное приложение, устройства обычные по биометрии и устройства для магнитной двери.” – завершает рассказ Михаил.

“У нас clockster существует для дисциплины. Даже если, например, сотрудник выехал, он отправляет мне запрос и пишет, естественно, комментарий.” – отмечает Галина Васильева.

Этот аспект системы clockster становится неотъемлемой частью управления трудовыми ресурсами, предоставляя возможность сотрудникам отчитываться о своем местонахождении и действиях вне офиса или производственного цеха. Встроенная система комментариев дает дополнительную прозрачность и контроль.

Таким образом, система clockster в “ВкусМарт” не только автоматизировала учет времени, но и стала мощным инструментом для повышения эффективности, обеспечения безопасности и поддержания дисциплины среди персонала.

Эффективное управление и отчетность с использованием clockster в “ВкусМарт”

“В конце месяца я сдаю отчеты посещаемости руководителю сети. Ну, по отделам, например, скидываю в чаты. За каждым магазином я закрепила администраторов, которые могут посмотреть посещаемость. Я им, правда, ограничила, чтобы не могли добавить искусственные отметки.” – Галина Васильева обсуждает прозрачность и распределение ответственности в системе учета времени.

Система clockster предоставляет главному HR-менеджеру возможность эффективного формирования отчетов посещаемости для высшего руководства и отделов. Эта автоматизированная функция значительно сокращает время, затрачиваемое на анализ и подготовку данных:

“Ранее на сбор всех отчетов уходили дни. А в clockster, естественно по-другому – выбрал определенный период и быстро собрал все отчеты, намного быстрее и удобнее.” – отвечает Галина Васильева.

Система clockster обеспечивает не только быстроту, но и гибкость в подготовке отчетов, включая возможность использования шаблонов 1С:

Сейчас у вас вышло новое обновление, что можно собрать отчеты по шаблону 1С, что тоже очень удобно, думаю, для крупных предприятий.

Главный HR менеджер подчеркивает, что система не только обеспечивает видимость посещаемости в течение дня, но и предоставляет необходимые данные для начисления зарплаты:

Вообще, мы смотрим посещаемость в течение дня, а в отчетах берем только отработанные часы. Нам нужен этот отчет для начисления зарплаты, особенно для производства, потому что там зарплата по часам.

Таким образом, clockster становится не только средством учета рабочего времени, но и мощным инструментом для создания отчетов, обеспечивая эффективное управление и точный расчет зарплат в сети “ВкусМарт”.

Преодоление проблем с помощью clockster: Интеграция Автоматизации и Дисциплина

“Ранее люди уходили с мыслями: ‘Ага, если я до восьми уйду, в 07:45 или полвосьмого, или даже в семь, никто меня не заметит’. Уйдут и скажут ‘распишитесь за меня’. А сейчас, если офисные сотрудники куда-то уезжают, то уже, естественно, должны мне потом запрос в clockster отправить и написать, что я был на таком-то ТОО.”

Это внедрение вызвало начальные протесты, но с течением времени сотрудники осознали необходимость этой системы:

Сначала при внедрении были протесты, так сказать, типа ‘забыл отметиться’ или ‘не захотел’, но сейчас все приняли.

“Мы сначала внедрили на одном объекте. Дальше я уже по своей специализации и должности расписал бизнес процессы, как это нужно делать, интегрировать в систему.” – рассказывает Михаил о пошаговом процессе интеграции.

“Расписал бизнес процесс, взял схему этого процесса, отдал своим сотрудникам, и они побежали по всем объектам. Сначала мы делали на объектах – это были супермаркеты. В прошлом году учредитель увидел положительные стороны системы и запросил делать это все дело и на производствах.” – подчеркивает Михаил, указывая на поэтапную интеграцию системы clockster.

Галина также подчеркивает успешную реализацию системы в начислении зарплаты на производстве:

Сейчас даже на одном производстве зарплата идет строго по clockster, по часам отработанным. В дальнейшем думаем везде так сделать.

Таким образом, clockster не только решает проблему автоматизации учета времени, но также внедряет дисциплину в организацию, обеспечивая более честный и прозрачный процесс управления трудовыми ресурсами в сети “ВкусМарт”.

Дополнительные возможности clockster: Персональный подход и Эффективное общение

“Из дополнительных функций clockster, нам нравятся то, что можно посмотреть Дни рождения сотрудников, а еще все номера телефона, если срочно нужно позвонить лично.” – Галина Васильева выделяет дополнительные функции, которые придают системе clockster еще большую ценность для сети “ВкусМарт”.

Эти дополнительные функции подчеркивают персональный подход к управлению персоналом и обеспечивают эффективное взаимодействие:

Изучив Дни рождения сотрудников, мы можем создать более теплую и благоприятную рабочую атмосферу, поздравляя их особенным образом. А еще все номера телефона, если срочно нужно позвонить лично, позволяют нам быстро и эффективно реагировать на важные вопросы и обеспечивать своевременную коммуникацию внутри компании.

Эти функции clockster добавляют уровень персонализации и взаимосвязи между сотрудниками, способствуя единству команды и повышая общую эффективность внутри сети “ВкусМарт”.

Видимые Изменения на Производстве в “ВкусМарт”: Преобразования благодаря clockster

Спрошенный о видимых изменениях, Михаил делится замеченными различиями на производстве по сравнению с магазинами и подчеркивает уникальные преимущества внедрения clockster.

“Говоря о видимых изменениях, мы заметили именно на производстве, а не в магазинах. Почему? В магазинах и так была охрана, причем они были из сторонней компании специально.” – начинает Михаил.

А в производстве мы столкнулись с тем, что благодаря clockster мы обнаруживали лиц, которые, условно, могли не прийти на работу. То есть значит, до clockster человеческий сговор присутствовал в некоторых вещах, не во всех, конечно, но единичные случаи конечно были.” – подчеркивает Михаил, обращая внимание на улучшение дисциплины и ответственности сотрудников.

“Повлияло также на здоровье нашей внутренней нации – люди курить стали меньше. Каждый перекур виден.” – выделяет Михаил позитивное воздействие на здоровье сотрудников, обусловленное более строгим контролем и видимостью перерывов.

Таким образом, благодаря clockster “ВкусМарт” обрел новые инструменты контроля, которые не только обеспечивают эффективность и дисциплину, но также приводят к позитивным изменениям в работе и здоровье персонала.

Заключение

В завершение беседы, Михаил выделяет значимость системы clockster для “ВкусМарт” и подчеркивает, как она повлияла на управление и заботу о персонале.

“Ну и теперь, конечно же, как вывод – благодаря clockster мы прекрасно понимаем состояние по посещаемости. Мы можем выдавать учредителю, руководителю любых из организаций, производств, супермаркетов статистику, причем очень легко собранную, где мы понимаем, что у кого-то из них процент опоздавших в этом месяце такой, у другого – такой то.” – подчеркивает Михаил, описывая уровень доступности и детализации данных.

Если что-то происходит с сотрудником, то можно просто посмотреть на сотрудника в clockster и понять с ним всю его рабочую жизнь. Если было все хорошо, а он сейчас начинает опаздывать, то что-то с ним происходит.

“Галина может подключиться и уже провести работу непосредственно с сотрудником, может быть, что-то не устраивает, может быть, какие-то проблемы в семье. То есть это же тоже складывается на работу.” – подчеркивает Михаил, подчеркивая важность профессионального и внимательного подхода к управлению персоналом.

“Работа – это огромная часть нашей жизни. Это как минимум 8 часов. И нужно подходить профессионально вот таким образом. Благодарим clockster за такую возможность, успехов вам.” – заключает Михаил, выражая благодарность clockster за создание инструмента, который помогает “ВкусМарт” осуществлять профессиональный контроль и проявлять заботу о своем персонале.