Hilton Garden Inn Astana: Как clockster сократил время на отчёты с недели до одного дня

Первая сеть Hilton в Центральной Азии

Hilton Garden Inn Astana — первый отель международной сети Hilton, открытый в Центральной Азии. За 10 с лишним лет работы отель зарекомендовал себя как надёжный бизнес-партнёр, предоставляющий высококлассный сервис и удобное расположение в центре деловой активности Астаны. «Мы расположены вблизи министерств и крупных бизнес-центров, что делает нас лучшим выбором для деловых путешественников», — делится Жазира Серик, HR-менеджер отеля.

Почему clockster: признание и доверие индустрии HoReCa

Hilton Garden Inn Astana — не единственный именитый отель, использующий clockster. Среди пользователей системы такие известные бренды, как The Ritz-Carlton Astana, Sheraton Astana, Wyndham Garden Astana, Rixos Borovoe и St. Regis Astana. Жазира Серик, до прихода в Hilton Garden Inn Astana, работала в другом отеле, где также использовалась эта система. «Я уже видела на практике, насколько clockster облегчает работу HR-отдела, поэтому, начав работать в Hilton Garden Inn Astana, я сразу предложила внедрить эту систему. Это проверенный инструмент, которому доверяют лучшие отели», — объясняет Жазира.

Проблемы прошлого: устаревшая система

До внедрения clockster в Hilton Garden Inn Astana использовалась устаревшая система без поддержки интернета. Выгрузка отчётов занимала много времени и требовала дополнительных шагов, таких как перенос данных через флешки. «Система была крайне неудобной, и каждый месяц мы тратили целую рабочую неделю на подготовку табелей для зарплаты», — вспоминает Жазира.

Эти трудности не только отнимали много времени у HR-отдела, но и снижали эффективность взаимодействия с другими департаментами.

Решение: инновационный подход clockster

В августе 2024 года Hilton Garden Inn Astana внедрил систему clockster, и это стало настоящей трансформацией для отеля. Среди ключевых улучшений:

• Ускорение работы: подготовка табелей, которая раньше занимала неделю, теперь занимает всего один день. «В декабре 2024 года мы смогли завершить отчёты за весь год и за декабрь всего за один рабочий день. Это невероятный показатель, который демонстрирует эффективность системы», — подчёркивает Жазира.
• Биометрическая идентификация: на служебном входе установлены турникеты с устройствами распознавания лиц. Один из них предназначен для входа, другой — для выхода. Только зарегистрированные сотрудники могут пройти через турникет, отметившись в системе clockster. «Это не только удобно, но и безопасно. Сотрудникам больше не нужно искать карточки в сумке или беспокоиться о том, что они забыли их дома. Устройство распознаёт лицо за долю секунды и открывает доступ», — отмечает Жазира.
• Гибкость прав доступа: система позволяет настроить разные уровни доступа для сотрудников. Полные права в личном кабинете clockster есть у Жазиры и её коллеги, которые отвечают за управление всей системой и составление отчётов. Менеджеры отделов имеют ограниченные права, позволяющие видеть время прихода и ухода своих сотрудников, но без возможности вносить изменения. Например, шеф-повар через мобильное приложение может в реальном времени отслеживать, когда его повара пришли или ушли.
• Гибкость и удобство: облачное хранилище позволяет мгновенно получать доступ к данным за любой период времени. «Это делает нашу работу более прозрачной и удобной».

Адаптация сотрудников

Персонал отеля быстро адаптировался к новой системе. Поскольку 70% сотрудников Hilton Garden Inn Astana моложе 30 лет, внедрение инновационной системы было воспринято позитивно. «Для молодых сотрудников такие технологии — это ещё один знак того, что компания идёт в ногу со временем», — отмечает Жазира.

Результаты: экономия времени и доверие

Внедрение clockster принесло значительные улучшения в работе Hilton Garden Inn Astana:

• Экономия времени: процесс подготовки отчётов сократился с недели до одного дня, что позволяет HR-отделу сосредотачиваться на стратегически важных задачах.
• Прозрачность и контроль: данные о посещаемости доступны в реальном времени, что упрощает управление персоналом.
• Повышение доверия: сотрудники видят, что отель внедряет современные решения, что положительно влияет на их мотивацию и лояльность.

Интересный факт, который отметила Жазира: «Я не могу с уверенностью сказать, связано ли это напрямую с внедрением clockster, но за последнее время у нас заметно сократилась текучка. Возможно, сотрудники видят, что мы автоматизируем процессы, внедряем современные технологии и делаем их рабочие процессы более удобными. Это создаёт ощущение, что компания движется вперёд и заботится о своих сотрудниках».

Сотрудники на аутсорсе

Hilton Garden Inn Astana активно сотрудничает с сотрудниками на аутсорсе, такими как официанты, которые оплачиваются по часам. Жазира отмечает: «Для штатных сотрудников зарплата фиксирована за месяц, но для аутсорсингового персонала, оплата которых зависит от количества отработанных часов, clockster стал незаменимым инструментом». Благодаря биометрической идентификации лица аутсорсинговые сотрудники фиксируют время прихода и ухода, что обеспечивает точный учёт их рабочего времени. В конце месяца система автоматически подсчитывает количество часов, что позволяет Финансовому отделу  начислять зарплату быстро и без ошибок. Это не только ускоряет процесс, но и исключает спорные моменты, связанные с учётом рабочего времени.

Планы на будущее

Hilton Garden Inn Astana планирует расширить использование функционала clockster. В 2025 году в отеле появится возможность отправки запросов на отпуска и больничные через мобильное приложение. «Это облегчит жизнь нашим сотрудникам и сделает процессы ещё более удобными», — подытоживает Жазира.

Одной из ключевых функций clockster, которая особенно полезна для отелей и ресторанов, являются запросы. Система позволяет сотрудникам подавать запросы на отпуска, больничные или замены смен через мобильное приложение. «Эта функция значительно упрощает взаимодействие между сотрудниками и руководством, — объясняет Жазира. — В сфере HoReCa, где графики работы часто меняются, это помогает быстро решать любые вопросы».

Любой запрос (например, на отгул, больничный или отпуск) легко создается сотрудником за пару минут и отправляется менеджеру/-ам. Менеджерам приходит пуш-уведомление о новом запросе, который им нужно одобрить или отклонить. Все данные автоматически отправляются в рабочие расписания на изменение, а также в статистику и отчеты. Это исключает необходимость длительных переписок или звонков, экономя время обеих сторон.

Кроме того, наличие истории всех запросов позволяет HR-отделу легко отслеживать использование отпусков и больничных, а также анализировать общую нагрузку на сотрудников. Для компаний, работающих в режиме высокой загруженности, такие как отели или рестораны, это решение становится незаменимым, обеспечивая прозрачность и оперативность всех внутренних процессов.

Заключение

Внедрение clockster в Hilton Garden Inn Astana — это пример того, как инновации могут трансформировать традиционные процессы. Отель смог не только сократить издержки, но и повысить уровень доверия и мотивации сотрудников, что, в конечном итоге, отражается на качестве обслуживания гостей. «clockster стал для нас важным партнёром, который помогает двигаться вперёд, уделяя важное рабочее время на стратегические задачи», — заключает Жазира Серик.