Pernah mendengar posisi jabatan General Affair dalam suatu perusahaan? Profesi GA atau General Affair adalah salah satu posisi yang cukup tinggi dan penting. Tidak jarang pelamar yang memiliki kualifikasi cukup menargetkan posisi tersebut ketika mencari pekerjaan.

Apa tugas dan tanggung jawab General Affair? Kali ini Clockster akan membahas seputar tugas General Affair yang belum banyak orang ketahui secara lengkap. Simak selengkapnya dalam ulasan berikut ini.

General Affair Adalah

Sederhananya, general affair adalah orang yang bertanggung jawab atas segala kegiatan operasional yang terjadi dalam perusahaan. Pastinya melihat dari pengertian general affair menunjukkan bahwa dia orang yang penting dalam sebuah perusahaan.

Biasanya GA tergabung dalam tim Human Resource Development atau yang sering kita sebut dengan HRD. Tugas general affair seperti pembelian aset dan sebagainya langsung dipertanggungjawabkan kepada kepala operasional.

Kualifikasi menjadi General AffairMenjadi seorang general affair adalah hal yang belum tentu bisa dilakukan oleh seluruh pelamar kerja. Mengingat tugas dan tanggung jawabnya yang besar, perlu ada kualifikasi tertentu dalam diri seorang GA. Simak skill apa saja yang Anda butuhkan untuk menjadi General Affair dalam sebuah perusahaan.

Manajemen dan Administrasi

Seperti yang kita tahu, tugas general affair adalah berhubungan dengan segala keputusan perusahaan. Karena itu, setidaknya kemampuan manajemen dan administrasi dikuasai dengan baik

Manajemen adalah teknik mengorganisasi sesuatu. Sedangkan administrasi adalah skill yang berhubungan dengan tata usaha perusahaan. Dengan menguasai keduanya, sekalipun dihadapkan dengan pekerjaan yang menumpuk, seorang general affair bisa mengatasinya dengan baik.

Problem Solving

Menjalankan perusahaan dan mengambil keputusan di dalamnya tidak lepas dari resiko bisnis yang bisa datang kapan saja. Jika telat sedikit saja menangani masalah yang muncul dalam pengambilan keputusan, segala proses operasionalisasi perusahaan lainnya bisa terganggu.

Berhubungan dengan hal tersebut, sebaiknya seorang GA juga punya kemampuan penyelesaian masalah yang baik dan cepat. Dengan begitu tidak akan ada kegiatan yang terabaikan.

Skill KomunikasiSebagai bentuk upaya untuk menghindari kesalahpahaman atau miskomunikasi yang lain, cara GA dalam berinteraksi dengan orang-orang yang terlibat dengan perusahaan juga penting untuk diperhatikan.

Hal tersebut karena bekerja dalam perusahaan berarti siap berinteraksi dengan karyawan dan stakeholder lainnya. Apalagi GA yang bertanggung jawab atas segala keputusan perusahaan, harus ada skill komunikasi yang baik.

Tugas dan Tanggung Jawab General Affair

Sebelumnya telah disebutkan bahwa tugas dan tanggung jawab general affair berkaitan dalam hal pengambilan keputusan di perusahaan. Namun, sebenarnya sampai mana lingkup kerja mereka? Berikut beberapa poin gambaran tugas general affair yang perlu diketahui.

Melakukan pemesanan dan pembelian barang

Aset perusahaan seperti komputer atau barang lain yang mendukung berjalannya roda operasional bersifat semi permanen atau bisa diganti dalam jangka waktu tertentu.Pemesanan dan pembelian aset tersebut merupakan tugas dari General Affair. Pastinya sebelum pembelian dilakukan harus ada riset dan perbandingan harga agar bisa menekan biaya pengeluaran.

Merawat dan memelihara aset

Tidak hanya sekedar membeli aset dengan berbagai pertimbangan, GA juga bertanggung jawab atas pemeliharaan barang-barang tersebut. Tugas ini biasanya dilakukan dengan memantau dan menegur jika ada karyawan yang menggunakan aset dengan sembarangan. Selain itu, pemeriksaan aset secara rutin juga boleh dilakukan sebagai upaya tambahan.

Membayar tagihan rutin kebutuhan operasional

Kegiatan operasional perusahaan tentu tidak lepas dari biaya-biaya rutin seperti tagihan listrik atau langganan internet. Seorang General Affair adalah orang yang biasanya juga melakukan estimasi dana dan pembayaran rutin tagihan-tagihan tersebut.

Mengatur pemberian upah pekerja lepas

Sebagian perusahaan juga pasti memiliki pekerja lepas atau orang yang sering kita sebut sebagai freelancer. Biasanya upah mereka juga berbeda dengan karyawan tetap. Pembayaran upah tersebut masuk dalam keperluan bulanan kantor yang jadi tanggung jawab GA juga.

Membantu urusan renovasi atau pembukaan kantor cabang

Beberapa perusahaan besar tak jarang memperluas bisnisnya melalui pembukaan cabang baru di lokasi lain. General affair adalah orang yang juga punya kewajiban untuk melancarkan jalannya proses tersebut.
Tugas general affair adalah membantu mengurus anggaran dan kebutuhan logistik.

Di samping itu kelayakan materi juga perlu diperhatikan dengan baik agar seluruh proses renovasi bisa berjalan lancar tanpa hambatan dari cacatnya kualitas logistik.

Fungsi General Affair

Selama memenuhi tugasnya, seorang GA secara tidak langsung menjalankan fungsi-fungsi tertentu dalam perjalanan perusahaan. Simak beberapa fungsi General Affair dalam perusahaan berikut ini.

Fungsi pemeliharaan, berhubungan dengan perawatan aset
Fungsi laporan, berhubungan dengan pembuatan laporan aset dan beban biaya rutin untuk keperluan rapat
Fungsi perizinan, berhubungan dengan izin pihak eksternal (pemerintah daerah, kepolisian, media, dan sebagainya)
Fungsi hubungan, berhubungan dengan pembangunan komunikasi yang baik bersama supplier atau stakeholder perusahaan yang lain

KPI General Affair

Guna mengukur tingkat keberhasilan kinerja dalam perusahaan, seringkali disusun sebuah Key Performance Indicator atau KPI. Sebagai seorang GA, segala tugas yang dilakukan juga bisa dipantau dengan baik dengan penyusunan KPI General Affair. Sebagai contohnya, berikut ini beberapa aspek atau area yang dilihat dalam KPI General Affair.

1. Penyelesaian pembangunan atau perbaikan bangunan dan fasilitas

2. Tingkat kepuasan per departemen terhadap General Affair

3. Durasi waktu yang dibutuhkan untuk mengajukan perizinan legal

4. Jumlah protes dari masyarakat terhadap keputusan perusahaan dalam setahun

5. Nilai kebersihan lingkungan kantor

Sekarang Anda telah mengetahui informasi seputar tugas dan tanggung jawab General Affair. Apakah tertarik melamar dalam posisi tersebut?
Menjadi seorang GA tentu punya tanggung jawab yang besar, mengingat ia langsung bekerja di bawah Kepala Operasional.