Master Coffee & clockster: ключ к успешному управлению персоналом в известной сети Specialty кофеен  

В мире сетевого кофейного бизнеса, где каждая минута имеет свою цену, руководство Master Coffee улучшили свой опыт управления персоналом с системой clockster. Эффективное управление временем и учет рабочего времени сотрудников стали успехом для данной компании, которая насчитывает уже шесть работающих филиалов в столице Казахстана, три заведения на стадии открытия и точки-франшизы в городах Алматы, Семей и Қызылорда. Помимо сети кофеен Master Coffee является одним из крупнейших интернет-магазинов кофе и  кофейного оборудования в стране, а также поставщиком свежеобжаренного кофе со своим цехом с производительностью до 40 тонн готовой продукции в месяц. Также имеется собственная Школа обучения бариста и отдел технического обслуживания кофемашин.

На сегодняшний день c более чем 150 сотрудниками, включая аутсорс, Master Coffee сделал выбор в пользу системы clockster в марте 2020 года, в самый разгар пандемии. Этот шаг однозначно внес свой вклад в сохранении стабильности и роста сети. 

В этой статье мы рассмотрим, как Master Coffee интегрировал clockster в свои операции, достигая оптимизации бизнес-процессов и подтверждая свой статус успешного участника индустрии кофейных заведений в Казахстане.

От ручного табеля к прозрачности и точности в Master Coffee

В прошлом, как и во многих других компаниях, в Master Coffee использовался ручной табель. Каждый управляющий филиала заполнял его, а затем данные переносились в онлайн таблицы. Для проверки соблюдения графика работы сотрудников даже применялись видеокамеры. Один из основателей Master Coffee, Саят Данияров: “По камерам смотрели, чтобы узнать, были ли сотрудники на местах утром. Сотрудники открывают кофейни рано утром, наш график начинается в 7:14. Сотрудники должны прибыть на рабочее место заранее, чтобы успеть включить и подготовить кофемашины и другое оборудование. Раньше у нас возникали сложности с отслеживанием сотрудников на рабочих местах, особенно утром.” 

“Бывали случаи, что сотрудники опаздывали, а управляющие их ‘прикрывали’, потому что именно управляющие несли ответственность за опоздания их сотрудников. Все вопросы были именно к управляющим, поэтому они не всегда были заинтересованы чтобы показывать реальную картину. А по ручному табелю мы не могли убедиться в достоверности на 100%.”

Руководство Master Coffee знали, что утренние часы с 8 до 10 утра – это пиковое время для их бизнеса. В это время гости заведений стремятся насладиться свежесваренным кофе и сытными завтраками, и каждая минута имеет значение. Сотрудники должны быть на месте заранее, так как любое опоздание может стать потерей гостей и снижением репутации компании.

Саят Данияров, со-основатель Master Coffee, объясняет: “Систематические опоздания с утра – потерянные гости. Это напрямую влияет на наши продажи.”

Помимо учета времени, сети был необходим систематический учет рабочего времени, чтобы избежать несправедливых выплат сотрудникам. Саят Данияров поясняет: “Мы должны были быть уверены, что не произойдет недоплаты или переплаты сотрудникам, а также точно знать, кто, когда и где работал.”

Что касается управления рабочими графиками, то ранее Master Coffee использовал традиционный метод, аналогичный многим ресторанам. Расписания печатались и вывешивались на две недели. Однако, в кофейнях, где текучесть персонала велика, постоянно приходилось менять и перерабатывать расписания. Саят Данияров заключает: “Сотрудники в кофейнях часто меняются, переходят на другие наши точки или у них повышается должность, и нам нужно было поддерживать графики актуальными и доступными для всех на месте.”

Именно здесь clockster помогает справляться с этими сложными задачами, обеспечивая точный учет времени, соблюдение рабочих графиков и помогая функционированию сети кофеен и торговой компании Master Coffee.

Зная правило “Время – деньги”, Master Coffee искал решение, которое не только обеспечит точный учет времени, но и сделает процесс более прозрачным и автоматизированным. В этой главе мы рассмотрим, как именно clockster помог решить эти проблемы и какие результаты были достигнуты благодаря этой инновации.

Выбор clockster: Надежность и Прозрачность

Master Coffee начал свой поиск с изучения нескольких вариантов, доступных на рынке, среди которых были российские аналоги. Однако, как отмечает Саят, эти решения имели свои недостатки: “Мы пользовались iiko, где нужно было отмечаться с помощью карты. Но там было много чего неудобного, да и карты – это не всегда достоверная информация, ими могут меняться сотрудники.”

Ситуация изменилась, когда к Master Coffee обратились представители clockster. 

“Мне очень понравилось, как мне презентовали clockster. В то время была подписка с карты, а позже – мы купили у вас пожизненную лицензию.”

Саят отмечает, что clockster полностью соответствовал их потребностям: “Даже не знаю, чем вы отличились, это же очевидно, clockster полностью подошел нам: посещаемость сотрудников удобно смотреть, все данные прозрачные. Графики теперь управляющие быстро заполняют. Все изменения в рабочих графиках сотрудники сразу видят в пуш уведомлениях, не нужно никого предупреждать.”

Среди наиболее полезных дополнительных функций clockster для Master Coffee является запрос аванса. Саят Данияров делится: “Запросами мы активно пользуемся, самый популярный из них – аванс.”

“Нам нравится, что есть радиус местоположения в мобильном приложении, то есть мы точно знаем, что сотрудник отметился в локации. Нам не надо проверять видеокамеры, да и сотрудники дисциплинированы, они знают, что мы увидим в clockster если что-то не так.”

clockster стал не просто инструментом для учета времени, но и надежным партнером, который помогает Master Coffee оптимизировать бизнес-процессы и поддерживать высокий стандарт обслуживания клиентов.

Преимущества clockster в Управлении Запросами и Удержаниями

Прежде чем внедрить clockster, сеть Master Coffee сталкивалась с рутинной задачей обработки запросов на удержания. Сотрудники обращались к управляющему или даже просто писали заявления, которые затем передавались в офис в бухгалтерию. В этом процессе иногда случались ошибки: удержания могли быть упущены, и зарплата сотрудникам могла быть рассчитана неверна.

С внедрением clockster это изменилось. Саят Данияров отмечает: “А с clockster мы почти забыли об этом (прим. – ошибки в зарплате) – история запросов удобна и руководству, и бухгалтерии.”

История запросов в clockster стала незаменимой функцией для более прозрачного и эффективного управления удержаниями. Теперь руководство и бухгалтерия могут легко отслеживать историю всех запросов в том числе финансовых, что предотвращает возможные ошибки и способствует экономии времени и ресурсов.

clockster доказал свою ценность как надежный инструмент для учета времени и управления рабочими процессами, а также как платформа для эффективного ведения учета запросов и удержаний. Это не просто инструмент, это партнер, который помогает Master Coffee оптимизировать свой бизнес и сосредотачиваться на более глобальных задачах.

Плавный переход и Мотивация через clockster

Переход на систему clockster для учета рабочего времени в Master Coffee прошел гораздо плавнее, чем многие ожидали. Саят Данияров поделился опытом: “Адаптация долгое время не занимала, через пару месяцев мы сказали, что теперь зарплата сотрудников у кого почасовая или сменная оплата считается по clockster.”

Однако, как отмечает Саят, всегда бывают случаи, когда сотрудники могли столкнуться с проблемами, такими как отсутствие зарядки на телефоне или поломка телефона. Но в целом, clockster стал неотъемлемой частью ежедневной жизни сотрудников Master Coffee.

Ранее сеть кофеен использовала систему мотивации, чтобы поощрять дисциплинированных сотрудников, кто не опаздывал и поддерживал высокий рейтинг посещаемости. 

“Мы давали поощрения для сотрудников, кто всегда был вовремя, у кого был рейтинг высокий по результатам месяца или квартала. Это действительно мотивировало, многие переживали за свой рейтинг. Мы дарили что-то из наших продуктов, например, гейзерную кофеварку или билеты в кино.”

Особенностью подхода Master Coffee является отсутствие системы штрафов, вместо этого они предпочитают использовать предупреждения и объяснительные записки. Основное внимание всегда уделяется мотивации и поощрению сотрудников, что способствует созданию более позитивной и продуктивной рабочей атмосферы.

clockster не только упростил процессы учета времени для Master Coffee, но также поддерживает их стремление к стимулированию высокой дисциплины и мотивации среди сотрудников.

Осязаемые Результаты: Улучшение Дисциплины и Прозрачности

Определение конкретных результатов после внедрения программы стало задачей, которую Master Coffee успешно решает. Саят Данияров: “Я уверен, что безусловно сократились опоздания и улучшилась дисциплина, я думаю, что почти на 30-40%.”

Саят объясняет это явление важным психологическим аспектом. Ранее, когда сотрудникам приходилось приходить на работу рано утром, риск опоздания всегда был высоким. Однако в условиях наличия clockster, психологический фактор начинает играть ключевую роль: “Чисто психологически сотрудник знает, что во-первых, отметка должна быть проставлена, и во-вторых, отметки видят соответствующие руководители. Это, безусловно, влияет на дальнейшую работу.”

Помимо улучшения дисциплины, clockster сделал процесс начисления заработной платы более простым и прозрачным. 

“С clockster мы видим ранние уходы и переработки тоже. Я думаю, финансовому отделу стало легче начислять зарплату, все отчеты по часовой ставке легко преобразовать в расчет зарплаты.”

Эти изменения сделали расчет зарплаты более справедливым и прозрачным, что способствует довольству сотрудников и повышает их мотивацию к более дисциплинированному труду. 

Влияние clockster на Удовлетворенность Клиентов

clockster оказал прямое воздействие на удовлетворенность клиентов Master Coffee. Саят выделяет, каким образом система повлияла на клиентскую репутацию: “У нас есть интернет-магазин, где операторы отвечают на звонки. Если кто-то из них опоздает, телефония клиента соединит с другим, или он вообще не дозвонится. Это, соответственно, влияет на уровень нашего сервиса.”

В кофейнях Master Coffee аналогичная ситуация: время работы указывается на двери, и клиенты ожидают, что заведение будет готово обслуживать их с первых минут работы. 

“Если на двери написано, что мы работаем с 7.14, а в это время дверь закрыта, то гость подумает, зачем к нам ходить, если не понятно, во сколько мы открываемся. Или, еще хуже, гость специально к нам ехал, например, зимой с другого района, и дверь закрыта. Конечно, это оставит неприятный осадок.”

С внедрением clockster, управляющие и сотрудники теперь более дисциплинированны и точны в соблюдении рабочего времени. Это обеспечивает бесперебойное функционирование менеджеров в интернет-магазине www.mastercoffee.kz и кофейнях, что в свою очередь улучшает восприятие клиентами бренда Master Coffee.

clockster стал не только инструментом для оптимизации учета времени и начисления заработной платы, но и важным элементом, способствующим поддержанию высокой репутации на рынке.

Дополнительные Возможности clockster: Простота и Удобство

Помимо основных функций учета времени, Master Coffee высоко ценит дополнительные возможности, предоставляемые clockster. Одной из таких функций являются запросы, которые стали неотъемлемой частью рабочего процесса. Саят утверждает: “Из дополнительных функций clockster, нам нравятся и мы активно пользуемся Запросами.”

Запросы в clockster упрощают внутреннее взаимодействие между сотрудниками и руководством, делая процесс общения более прозрачным и эффективным.

Другой полезной функцией являются Анонсы. Они позволяют быстро и эффективно информировать сотрудников о важных событиях, предстоящих выходных и новостях компании. Компания также использует clockster для отслеживания Дней рождения сотрудников, что помогает поддерживать дружескую атмосферу и укреплять командный дух.

Однако одной из самых важных дополнительных функций clockster, по мнению Саята, является возможность хранения электронных документов: “Некоторые документы храним в clockster. Хранение электронных документов в общей базе данных для кофейни очень важно, особенно медицинские справки или какие-то положения.”

clockster продолжает демонстрировать свою ценность как универсальный инструмент, удовлетворяя разнообразные потребности Master Coffee и обеспечивая надежность и удобство в управлении данными и коммуникацией.

Успешное Партнерство Master Coffee и clockster

В заключение нашей статьи о практическом использовании системы clockster в сети кофеен Master Coffee в Казахстане, можно утверждать, что это партнерство оправдало все ожидания и позитивное воздействие на бизнес компании. Сейчас компания регулярно получает запросы на открытие франшизы Specialty кофеен под их брендом со многих крупных городов Казахстана, а также ближнего зарубежья. 

С начала внедрения clockster в марте 2020 года, Master Coffee продемонстрировал рост дисциплины и эффективности в управлении рабочим временем. Эта система стала неотъемлемой частью повседневной жизни сотрудников и руководства, обеспечивая точность и надежность в учете времени и начислении заработной платы.

Один из основателей сети, Саят Данияров, подчеркивает, что clockster не только оптимизировал рабочие процессы, но также положительно повлиял на удовлетворенность клиентов, помогая интернет-магазину и кофейням. Он надеется, что скоро в программе появятся и другие полезные инструменты и обновления.

Помимо основных функций учета времени, clockster предоставил ряд дополнительных возможностей, таких как запросы, анонсы и хранение электронных документов, что сделало внутреннее взаимодействие в компании более эффективным и прозрачным.

Итак, компания Master Coffee и clockster продолжают успешно сотрудничать, укрепляя свое партнерство и создавая благоприятные условия для роста и развития обеих компаний. clockster продолжает доказывать свою ценность как надежный инструмент учета времени и управления рабочими процессами, помогая Master Coffee поддерживать высокий стандарт обслуживания клиентов и эффективно управлять своим бизнесом.